Pagrindinis tvarkymosi pagal GTD® algoritmas

Reikalams pagal GTD tvarkyti naudojamas griežtas ir tikslus algoritmas. Geriausia jį suvokti nagrinėjant schemą  (žr. žemiau; kadangi neradau lietuviškos, pasiskolinau iš Bruce Eisner's  tinklaraščio).

Diegiant GTD, visus savo darbus ir reikalus reikia kruopščiai inventorizuoti ir kūrybiškai "įsprausti" į šį algoritmą. Visi veiksmai algoritme pagrįsti įžvalgomis ir ilgamete patirtimi.

Perskaičius knygą "GETTING THINGS DONE: The Art of Stress-Free Productivity"

Savo pirmąją knygą "GETTING THINGS DONE: The Art of Stress-Free Productivity" (liet. galima būtų versti "Reikalų sutvarkymo link: neįtempto produktyvumo menas") Davidas Allenas išleido 2001-ųjų sausį. Knyga greitai tapo bestseleriu ir išsilaikė populiariausių knygų sąrašuose kelis metus.  

Nuo 2006-ųjų turime lietuvišką vertimą David Allen, "Produktyvaus darbo paslaptys" (Alma littera UAB, 2006).

Man pasisekė skaityti knygą originalo kalba. Tai buvo senokai, daug kas užsimiršo, bet, laimei, skaitydamas konspektavau, o po to, "karštus" įspūdžius pateikiau prezentacijoje savo draugams iš "Lokada" VSK klubo. Taigi, įspūdžiai tvarkingai išsilaikė "užkonservuoti".  Po kelių kosmetinių pataisų, kukliai apiformintas, bet nuoširdžias mintis, pateikiu viešai. 

Gaisrų gesinimas arba amžinasis “skubu!” prakeikimas

Šeimyninis Dirginčių tinklaraštis publikuoja gražią ir pamokančią Davis Allen citatą:

"Jei ignoruojame antraeilės svarbos darbus ir projektus, tik todėl, kad šiuo metu esame užimti ir susirūpinę skubiais darbais, kuriuos reikia atlikti nedelsiant, sukuriame sau chroniškas krizines situacijas. Tai tampa tarsi užburtas ratas, iš kurio ištrūkti beveik neįmanoma. Kas sukelia “gaisrus” ir krizines situacijas? Tai tie patys ne tokie skubūs reikalai, kuriuos ignoruojame, nes tuo metu mūsų dėmesys sutelktas į kitas krizes… tačiau, jei juos ignoruojame, tie reikalai tampa naujais gaisrais ir krizinėmis situacijomis… ir taip vis ratu. /David Allen, Huffington Post/"

GTD konferencija San Franciske

Š.m. kovo 11-13 d. San Franciske (JAV) vyks GTD konferencija. 

Dienotvarkėje - įvairūs GTD aspektai: GTD darbe, GTD gyvenimo linija, GTD stilius. Be Deivido Aleno apie įvairiausius GTD aspektus pasisakys dar 27 pranešėjai, tarp kurių tokie GTD entuziastai, kaip Ismael Ghalimi, Buzz Bruggeman, Dean Hering bei garsusis Guy Kawasaki.

Net siautėjančios recesijos metu GTD konferencija yra tokia populiari, kad organizatoriai jau laukia mažiausiai 1700 dalyvių, sutinkančių mokėti po 2295 USD.

Kodėl darbų sąrašai neveikia be GTD?

Kaip rašo Jay Perry savo straipsnyje "Why "To Do" Lists Didn't Work Until GTD" (Kodėl darbų sąrašai neveikia be GTD?), įprasti darbų, kuriuos reikia padaryti, sąrašai prastai padeda, jei nenaudojama GTD metodika. Jay išskiria šias, jo žodžiais, pagrindines "genealias" GTD įžvalgas, kurios iš esmės pakeičia darbų vykdymo pobūdį: 

1. Visų sąrašų sudarymas natūraliai registruojant tai, ką reikėtų atlikti. Esmė: sąrašą pildyti neskiriant tam specialiai laiko ar dėmesio, o tuo metu, kai atsiranda poreikis.
2. Artimiausių vykdytinų veiksmų atskyrimas nuo projektų sąrašo. Esmė: iš visos žingsnelių sekos, kurią reikėtų atlikti norint gauti rezultatą, atskiriamas tik pats pirmasis veiksmas.
3. Darbų sąrašų sudarymas pagal kontekstą ("kontekstualizavimas"). Esmė: skaityti atliktinų darbų sąrašus tik tada, kai gali iš karto imtis juos vykdyti.
4. Nusprendimas "ką" ir "kada" daryti. Esmė: kitoks, nei įprasta, sprendimo priėmimo būdas, susidedantis iš keturių kriterijų: konteksto, turimo laiko, turimos energijos ir, gliausiai - prioriteto.

Šių keturių įžvalgų dėka, sutaupomas didelis kiekis psichinės energijos kitiems reikalams.

Darbo pagal GTD® metodiką procesas

Pagal GTD® metodiką darbo procesą sudaro šios penkios fazės:

1. Surinkimas (Collect). Informacija ir užduotys gali būti gaunamos bet kur, ne tik darbo ar vykdymo vietoje. Šios fazės metu tiktai surenkama ir pasižymima visa, kas patraukia dėmesį ar matosi, kad būtų reikalinga atlikti. 
2. Apdorojimas. Išskirstymas (Process). Šios fazės metu, atidžiai peržiūrint visa, kas surinkta, įvertinami ir apibrėžiami veiksmai, kuriuos reikia atlikti, kad reikalai pajudėtų.
3. Organizavimas (Organize). Visi apibrėžti veiksmai išdėstomi "į lentynėles" tokiu būdu, kad juos būtų galima efektyviai atlikti.
4. Peržiūra (Review). Peržiūrimos veiksmų sąrašo atitinkamos "porcijos", kad nedelsiant būtų galima imtis juos atlikti. 
   
5. Vykdymas (Do). Darymas pagal sąrašą veiksmų tada, kai galite juos atlikti su mažiausiomis pastangomis ir didžiausiu efektyvumu.

Visos fazės turi būti vykdomos atskirai viena nuo kitos, organizuotai ir pagal tam tikras taisykles.

Kas yra GTD®? (2 dalis)

Subtilus GTD efektyvumas glūdi sveiko proto supratime, kad, turėdami išsamų, susistemintą ir nuolat prižiūrimą bei peržiūrimą visų savo įsipareigojimų sarašą, Jūs galite ramiai susikaupti, pažiūrėti į savo pasaulį optimaliu kampu ir priimti patikimus sprendimus apie tai, ką daryti (arba nedaryti) bet kuriuo momentu. GTD įkūnija paprastą, pažingsninį ir labai efektyvų metodą šiai atpalaiduotai produktyviai būsenai pasiekti. Ji (GTD) apima: 

• Visko, kas kam skiriate dėmesį, surinkimą
  
• Dalykų, kuriuos reikai atlikti, apibrėžimą ir išskaidymą į rezultatus ir konkrečius artimiausius žingsnelius
• Priminimų ir informacijos sutvakymą racionaliausiu būdu pagal atitinkamas kategorijas,  priklausomai nuo to, kaip ir kada Jūs turite juos gauti
• Tinkamo dažnumo priežiūrą pagal šešias savo įsipareigojimų horizontales (ilgalaikis tikslas, vizija, artimieji tikslai, susitelkimo sritys ir veiksmai)
  

GTD taikymas palengvina perkrovimo jausmą, išugdo pasitikėjimą ir išlaisvina kūrybinės energijos srautą. Ji duoda neprievartinę struktūrą, ypatingai lanksčią galimybę valdyti smulkmenas. Sistema griežtai laikosi produktyvumo principų, palikdama milžinišką laisvę realizavimo būdams. Vienintelis "teisingas" būdas atlikti GTD yra pasiekti, kad prasmingi darbai būtų atlikti su tikrai mažiausiu kiekiu dėmesio ir energijos.

GTD patrauklumas slypi jos paprastume, lankstume ir betarpiškume. Jos galimybėse padrąsinti, nušviesti ir įgalinti yra jos magija. Kas, iš tikrųjų, yra GTD? Daugiau, nei akis gali pamatyti...

Pagal "What is GTD®?"

Ką aprėpia GTD sistema?

GTD yra sudaryta atsižvelgiant į visas sritis, reikalingas solidžiai ir išsamiai sistemai:

1. Mokslinius faktus apie tai, kaip veikia žmogaus nervų sistema
2. Sėkmingo darbo organizavimo ir reikalų tvarkymo principus
3. Praktines įžvalgas apie tai, kaip geriau organizuoti darbus
4. Eksperimentus su tūkstančiais dalyvių, išbandžiusių šią sistemą
5. Įsteigimą organizacijos, kuri nuolat prižiūri, tikrina, diegia ir tobulina sistemą

GTD sistema yra veiksminga ir vertinga tuo, kad apima VISAS išvardintas sritis. David Allen per 20 metų yra padėjęs įsidiegti ją tūkstančiams įvairaus masto vadovų tuo išbandydamas sistemos veiksmingumą sunkiausiomis ir įvairiausiomis sąlygomis.

Be to, kas parašyta aukščiau, manau, kad ypatingą GTD vertę sudaro tai, kad ji iš esmės nepriklauso nuo:

1. Specialių įrankių ar specialios įrangos
2. Programinės įrangos ar kompiuterių
3. Baldų, kabineto ar darbo vietos

Savaime suprantama, kad gera įranga, specializuoti įrankiai ir sutvarkyta darbo vieta padeda dirbti efektyviau (įskaitant ir darbą pagal GTD), visi jie yra reikalingi ir svarbūs, bet GTD sistema veikia ir išlieka vertinga su DAUGYBE teisingai parinktų ir metodiškai taikomų įrankių, neprisirišant prie prekinio vardo, ženklo ar technologijos. GTD sistema gerai veikė prieš 20 metų su popieriniais dokumentais, puikiai veikia su moderniais delniniais kompiuteriais ir, akivaizdu, kad veiks su ateities technologijomis.

Kam naudinga GTD sitema?

GTD sistema naudinga VISIEMS subrendusiems šiuolaikiniams užimtiems žmonėms, nepriklausomai nuo:

• Tautybės ar lyties
• Gyvenamosios vietos
• Išsilavinimo ar specialybės
• Darbo vietos ar srities

GTD sistema (kaip ir šis tinklaraštis) skiriama tiems asmenims, kurie nori, bet nesuspėja padaryti daugiau. Tame skaičiuje:

1. Nespėja atlikti visų savo reikalų
2. Nespėja atlikti visų savo reikalų laiku
3. Turi reikalų daugiau, negu gali atlikti
4. Dirba įtemptomis sąlygomis, pervargsta ar persidirba
5. Norėtų, bet negali perduoti (deleguoti) savo darbų kitiems
6. Nori padaryti daugiau
7. Nori išmokti, kaip galėtų padaryti daugiau
8. Nori ne tik pradėti daugiau, bet ir užbaigti daugiau
9. Siekia tobulėti ir nori pasiekti daugiau
10. Kas nusivylė išbandytomis laiko valdymo sistemomis
11. Kas yra smalsus ir nori sužinoti daugiau

Kas yra GTD®?

Anglų kalboje GTD® išskaidoma į "Getting Things Done®", kas apytiksliai atitiktų lietuvišką "siekiant, kad darbai būtų atlikti" arba "reikalų sutvarkymo link". Šiuo vardu pavadintos Deivido Aleno (David Allen) sukurta sistema ir parašyta knyga darbo ir asmeniniams reikalams tvarkyti.

GTD sistema skirta perkrautam ir persidirbančiam asmeniui pakeisti savo reikalų tvarkymo stilių į išsamią, integruotą, neįtemptą sistemą.

Ši sistema susiklostė per daugiau kaip 20 metų Deividui konsultuojant, asmeniniškai treniruojant ar dalyvaujant organizacijų programose su daugiau kaip 500'000 asmenų visame pasaulyje. GTD įgijo pripažinimą tarp daugybės geriausių ir iškiliausių pasaulio žmonių bei kompanijų kaip "auksinio standarto" asmeninės vadybos bei produktyvumo sistema.

Dedikacija

Aš, kaip ir daugelis iš Jūsų, nespėju padaryti visko, ką norėčiau, susiplanuočiau, pažadėčiau dėl paprastos priežasties: turiu reikalų kelis kartus daugiau, nei sugebu aprėpti. Mano mintys, idėjos, priminimai, užrašai užima visas įmanomas kerteles, yra visose vietose, kur įmanoma užsirašyti: ant lapukų, užrašų knygutėse, mobiliame telefone, kompiuteryje, internete ir t.t. ir pan.

Vis dėlto, lyginant su kitais, man tris kartus pasisekė.

1. Aš nuo pat mokyklos laikų buvau kvalifikuotai mokomas universalių principų, kaip profesionaliai organizuoti ir tvarkyti savo reikalus.
2. Turėjau galimybę naudotis pačiais moderniausiais informacinių technologijų pasiekimais, galinčiais palengvinti reikalų tvarkymą.

Taigi, aš galėjau išbandyti daugybę priemonių. Ką ir dariau su malonumu. Susikūriau griežtus reikalavimus "organaizeriui", dienotvarkei, veiksmams, procesams. Skaičiau naujausius straipsnius, ėjau į specialius kursus, po to bandžiau naudoti tai, ką siūlė kiti. Taigi turėjau galimybę ir eksperimentavau. Deja, deja. Pasirodo, kad be beprotiško šiuolaikinio gyvenimo tempo, neleidžiančio efektyviai susitvarkyti savo reikalus, yra dar keletas kitų esminių problemų, dėl kurių sunku išmokti, KAIP tą daryti:

1. Dauguma lektorių dėsto NE SAVO mintis, todėl painioja savokas bei principus ir nevisada gali atskleisti ESMĘ.
2. Dauguma patarėjų duoda tik fragmentiškus patarimus ir nepateikia SUSISTEMINTO vaizdo.
3. Galingos moderniosios techninės priemonės keičiasi tokia sparta, kad fiziškai sunku suspėti keistis kartu, jas tinkamai įsisavinti ir VERTINGAI panaudoti.
4. Technologijos taipogi pateikia tik galimybių aibę, bet nepateikia PRAKTIŠKOS naudingų veiksmų sistemos.

Laimei, man pasisekė 3-čią kartą: aš sutikau JĄ. Tai buvo - SISTEMA. Sistema, kuri nepriklausė nuo technologijų. Nepriklausė nuo veiklos srities ar patirties, nesigyrė ir nesipiršo. Bet padarė dar vieną esminę įtaką mano požiūriui į reikalų tvarkymą.

Kadangi sugebėjimas tvarkyti reikalus ir organizuoti darbus yra vienas iš svarbiausių sėkmės faktorių, todėl būtent reikalų organizavimo SISTEMAI skiriu visą šį tinklaraštį.