Apie blogą įprotį planuoti kiekvieną savo gyvenimo sekundę

Pavadinimą "pasiskolinau" iš labai šaunaus Ričardo Šmaižio straipsnio. Ričardas įžvalgiai ir argumentuotai pasisako prieš smulkmenišką laiko planavimą ir, ... apkaltina GTD. Turiu visiškai sutikti su autoriumi, kad laiko planavimas ir po jo sekanti savęs prievarta griežtai laikytis plano, gali vesti prie dar didesnių problemų, tokių, kaip nepasitenkinimas, nuovargis, mažesnis laimės pojūtis, netgi depresija. Tik, ... kuo čia dėtas GTD metodas?

Skirtingai, nuo dažnokai pasitaikančios klaidingos nuomonės, GTD esmė nėra apie tai, kaip viską susiplanuoti. GTD esmė - "išspausti" iš savęs daugiau, nesukeliant(!) papildomo streso. GTD pateikia daugybę praktiškų įžvalgų, kaip palengvinti ir valdyti tą nemalonią įtampą, kaip paskirstyti savo dėmesį, kad jo užtektų iki dienos pabaigos.

Iš tiesų, pradėjus naudoti bet kokį veiklos planavimą, iškyla naujos problemos, bet ne dėl sistemos, o dėl įgūdžių trūkumo:

1. negebėjimo tinkamai planuoti (atsižvelgti į savo būdą, bioritmus, pan.).
2. negebėjimo tinkamai laikytis plano (atsižvelgti į savo prigimtį, esminius poreikius, pan.).

Apie abu punktus išsmiau

1. Dauguma šiuolaikinių žmonių, kaip taisyklė, griebiasi planuoti pagal laikrodį. Dar blogiau: kai kurie imasi taikyti GTD metodą "informatiškuoju" būdu, t.y. pradeda nuo kokio nors kompiuterinio planavimo įrankio, manydami, kad kažką "protingo" įsidiegė ir, suprantama, patiria skaudžią nesėkmę. Reikalas tas, kad kiekvieno žmogaus galimybės veikti (dirbti, spręsti, komunikuoti, pan.) labai priklauso nuo asmeninės psichologinės ir fizinės būklės, kuri kinta dėl daugybės priežasčių. Laikrodis, kalendorius ar kompiuteris negali to pastebėti, todėl labai svarbu išmokti planuotis pagal realųjį AŠ. GTD metodikoje tuo tikslu numatytos periodinės (savaitinės) peržvalgos. Jos skirtos pasitikrinti, ar sėkmingai planuojame?
2. Mechaniškai laikytis plano, - gana didelis papildomas stresas, todėl bet kokios laiko planavimo sistemos "pasmerktos" nemaloniai veikti vartotoją. GTD metodas nesiūlo ir nereglamentuoja JOKIOS konkrečios planavimo sistemos, tuo labiau informacinių technologijų. GTD metodas pateikia būdus, kaip TRENIRUOTI savo unikalias psichines galias, o ne kaip TAIKYTIS prie kompiuterio. David Allen pabrėžia, kad teisingai dirbant, protas turi būti "skaidrus, kaip vanduo", o šito aklai spoksodamas į kompiuterį - neišmoksi.

Taigi, tiek Ričardas Šmaižys, tiek Jonathan Mead, parašęs straipsnelį "How to live without clock" (Kaip gyventi be laikrodžio) iš esmės puikiai papildo GTD metodą savo asmeninėmis įžvalgomis. Rekomenduoju perskaityti visiems.

11-a GTD savaitinės peržiūros punktų

GTD sistema rekomenduoja reguliariai (pvz. kas savaitę) peržiūrėti savo darbus ir tikslus, pasidaryti tam tikrą "inventorizaciją", kuri padėtų siekti svarbesnių gyvenimo ar veiklos tikslų. Pateikiu The GTD Weekly Review siūlomus 11-a GTD savaitinės peržiūros punktų.


IŠSIVALYMAS

• Surink išsimėčiusius popierius ir dokumentus
• Sutvarkyk "IN" krepšį iki dugno (ištuštink)
• Išmesk viską iš galvos

DABARTIS

• Peržiūrėk atliktinų veiksmų sąrašą
• Peržiūrėk praeitą laikotarpį kalendoriuje
• Peržiūrėk ateinantį laikotarpį kalendoriuje
• Peržiūrėk sąrašą "Laukimo busenoje" (Waiting For)
• Peržiūrėk projektų sąrašus
• Peržiūrėk visas atitinkamas atmintines

KŪRYBA

• Peržiūrėk "Kada nors/Gal būt" (Someday/Maybe)
• Būk kūribingas ir narsus
  

Susitelkite ties savo tikslais

"Daugeliui žmonių nepasiseka gyvenime ne dėl gebėjimų, smegenų ar netgi drąsos trūkumo, bet paprasčiausiai dėl to, kad jie niekada neorganizuodavo savo energijų tikslo link." Elbert Hubbard

Kartais Jūs būnate tiek užsivertęs, kad galite daryti tik vieną-vienintelį žingsnelį vienu metu. Ir nors tai padeda kažką nuveikti per savaitę, to - per mažai. Tikras augimas prasideda tada, kai Jūs užrašote norimus tikslus ir įmatės juos įgyvendinti.

Tikslus reiktų formuluoti taip, kad jie būtų:

• Specifiniai - tiksliai žinotumėte kokie jie?
• Pamatuojami - žinotumėte, kad jau pasiekėte tikslą.
• Pasiekiami - savaime suprantama, kad turi būti realūs.
• Svarbūs - didiems darbams atlikti.
• Apibrėžti laike - žinotumėte, kada pasieksite tikslą?

Ar žinote, kad tik 3% žmonių turi užsirašę savo tikslus? Ir kad jie uždirba dešimt kartų daugiau už likusius?

Jei iš tikro norite kažką svarbaus nuveikti - skirkite laiko STIPRIEMS tikslams apgalvoti ir susikurti. Po to imkitės jų siekti. Kitaip tiesiog stumsite dienas vieną po kitos.

(pagal Clate Mask, Infusionsoft prezidento laišką)

Oficialus GTD puslapis Facebook tinkle

Facebook tinkle įkurtas oficialus GTD puslapis (anglų k.) per porą savaičių surinko 2000 fanų. Siūlau prisijungti: http://www.facebook.com/gettingthingsdone

David Allen apie 90%

Kelios citatos iš "Twitter" (laisvas vertimas mano - RG):

• 90% gyvenimo tvarkomės. Mokykitės. Veikite. Naudokitės tuo.
• ... jei Jūs neskiriate 90% savo gyvenymo tvarkymuisi, tai Jūs nekuriate to, ką galėtumėte sukurti.
• Tvarkytis = atsidurti arčiau to, ką kuriate/gaminate/skiriate laiko. Kas nors iš tikrųjų manote, kad tai užima mažiau, nei 90%? Leiskite patekti man į Jūsų automobilį/darbo vietą/el.paštą/namus/galvą.
• ... GTD yra apie tai, kaip tvarkytis su tuo, kam skiriate savo dėmesį. Jūs teisūs - smalsumas svarbiausia, bet puodą reikia dažnai pamaišyti...

Į internetą David Allen žvilgsniu

Internetas - viena iš svarbių laiko sąnaudų sričių. Kiekvienam iš mūsų svarbu gerai žinoti, kokioms temoms skiriame daugiau dėmesio, kurios temos atitinka mūsų tikslus ir kurios temos "suryja" daugiausiai mūsų laiko.

"Alltop" tinklalapyje galima viešai susipažinti, kokiomis interneto naujienomis asmeniškai domisi pats GTD autorius David Allen.

Pasižiūrėkite į susirinkimus kitaip

Vienas iš pagrindinių "laiko vagių" darbe yra ilgai trunkantys, neproduktyvūs ir varginantys susirinkimai. Štai ką pataria garsus rinkodarininkas Seth Godin: nors vienai savaitei pakeisti susirinkimų rinkodarą, aiškiai parodant, kad Jūs KITAIP pradėjote žiūrėti į susirinkimus.

1. Suvokti, kad problemos yra skirtingos, todėl atitinkamai paskirti nevienodą kiekį laiko (negaišti standartinės valandos).
2. Surikiuoti susirinimus 5 min. porcijomis. Reikalauti, kad susirinkimo organizatorius turėtų rimtą priežastį prašyti daugiau kaip 4-ių laiko porcijų gyvam posėdžiui.
3. Reikalauti pasiruošti. Duoti žmonėms ką pasiskaityti ar atlikti, nepasiruošusius - išvaryti.
4. Iš susirinkimų kambario išnešti visas kėdes. Rimtai.
5. Jei kas nors vėluoja daugiau, kaip 2 min. už prieš jį atėjusį, bausti pinigine įmoka į kavos fondą.
6. Atsinešti virtuvinį laikrodį arba taimerį. Jei laikas baigėsi - baigta. Tai ne Jūsų kaltė: kaltas taimeris.
7. Per paskutines 10 min. susirinkimo organizatorius turi išsiuntinėti trumpą santrauką el.paštu, kurioje paminėti, ką kiekvienas dalyvis turi atlikti.
   
8. Inicijuoti viešą skelbimų lentą (galima internete), kur dalyviai galėtų įrašyti susirinkimo ir jo organizatoriaus įvertinimą. Tik dėl smalsumo, kas bus.
   
9. Jei neturite kuo prisidėti prie susirinkimo - išeikite. Santrauką galėsite perskaityti bet kada vėliau.
   

Knyga: Klestėkite su MAŽIAU!

Leo Babauta dovanoja visiems knygą apie tai, kaip gyventi "kietomis" ekonominėmis sąlygomis (angl. k.).

Šiuolaikiniame pasaulyje, kur mūsų dėmesį nuolat kas nors atitraukia ir išblaško, sunku įsivaizduoti, kaip iš viso galima ką nors atlikti iki galo. Knyga "The Power of LESS" padeda išskirti svarbiausius dalykus gyvenime ir susikoncentruoti ties svarbiausiais tikslais.

Ši knyga apie tai, kaip pradėti gyventi paprasčiau ir laimingiau. Apie tai, kaip galima klestėti turint mažiau, pakeisti įpročius, susikurti geresnį gyvenimo stilių, išsikapstyti iš skolų ir puikiai jaustis esant bet kokiai ekonomikos būklei.

Tikimės, kad mūsų tautiečiui, per paskutinius du dramatiškų pokyčių dešimtmečius nualinusiam savo psichiką, ši knygelė bus labai naudinga.

Smagaus skaitymo!

Darykite mažiau, o po to - dar mažiau (2 dalis iš 2)

"Būkite patenkinti tuo, ką turite; džiaukitės tuo kas vyksta. Kai suvoksite, kad nieko netrūksta, visas pasaulis priklausys Jums." - Lao Tzu

Kaip daryti mažiau?

Straipsnelio antraštė skamba gražiai, bet kaip iš tikro tai padaryti? Kaip pasiekti, kad "darytum mažiau"? Paprastai:

1. Darykite mažiau. Taip, būtent taip paprastai. Atsirinkite tiek, kiek paprastai darydavote ir padarykite mažiau. Galų gale Jūs turėsite daryti svarbiausius darbus, kadangi jie, ko gero, turi būti kada nors atlikti.
2. Tada darykite dar mažiau. Pasveikinkite save su tuo, ką pasiekėte vykdydami pirmąjį punktą. Švęskite! Dabar, kai galite vėl pradėti drbti, bandykite daryti dar mažiau. Apkarpykite kai kuriuos savo veiksmus. Pažiūrėkite, kokius dar riebaliukus padailinti. Pažiūrėkite, kurie dalykai nėra tokie svarbūs, kaip anksčiau manėte. Perduokite kitiems, automatizuokite, atidėkite. Darykite tai tol, kol kiti pradės skambinti ar rašyti laiškus atsiprašinėdami negalintys padaryti tiek, kiek buvo iš anksto susiplanavę. Dabar Jūs darote mažiau, negu anksčiau darydavote!
   

Pakartokite. Tęskite, kol pradėsite praktiškai nieko nedaryti. Jei pasiekėte šį tašką, sveikiname! Jūs - meistras! Jei sugebate nieko nebedaryti, Jūs pasiekėte Nirvaną!

Dar kelios idėjos besimokantiems daryti mažiau:

• Plaukite pasroviui. Prieš srovę - reikia daugiau pastangų. Jei plaukiate pagal įvykių tėkmę, darysite mažiau su mažesnėmis pastangomis.
• Neforsuokite reikalų. Įprasta klaida - persistengti, bandyti priversti kitus daryti tai, ko jie nenori. Daug iššvaistytų pastangų, veiksmų ir laiko. Vietoj to galvokite lanksčiau, įsivaizduokite vandenį, kuris aptekantį aplink nebandydamas pastumti akmens.
  
• Raskite silpnus taškus. Koviniuose menuose atakuojami taškai, kuriems paveikti reikia mažiau jėgos. Jei pavyks rasti taškelius, kur nedidelis veiksmas gali iš esmės viską pakeisti, - Jūs įsisavinote "daryk mažiau" filosofiją.
• Leiskite kitiems padaryti. Duokite kitiems erdvės ir laisvę pasireikšti: vykdyti, kurti, išrasti, mokytis, dirbti, atlikti. Kuo mažiau kontroliuosite, tuo mažiau darysite pats. Taip - visiems bus geriau.
  
• Tegul įvyksta. Dažnai mūsų veiksmai kertasi su dalykais, kurie įvyktų be mūsų. Kartais geriau leisti jiems atsitikti patiems. Palaukite, nedarykite nieko. Kas turi įvykti, tegul įvyksta.
  

"Nedaryk nieko, kas sutrikdytų spontanišką vyksmo srautą." - Lao Tzu

Sutrumpintai pagal Leo Babauta "The Lazy Manifesto: Do Less. Then, Do Even Less."

Darykite mažiau, o po to - dar mažiau (1 dalis iš 2)

"Praktikuok nieko nedarymą ir viskas atsidurs savo vietose." - Lao Tzu

Leo Babauta, populiaraus tinklaraščio Zenhabits autorius, parašė straipsnelį intriguojančiu pavadinimu "Tingus manifestas: Daryk mažiau. Tada. Dar mažiau." (The Lazy Manifesto: Do Less. Then, Do Even Less.). Straipsnelis nėra skirtas tinginiams, kaip gali pasirodyti iš pirmo žvilgsnio. Pagrindinė Leo įžvalga yra ta, kad labai apkrauti ir sąžiningi žmonės ilgainiui ima alinti save apsiimdami per dideles darbų apimtis ir atsakomybes. Problema - grynai psichologinė: žmogus nesugeba išsiveržti iš "uždaro" rato, nepastebi, kad daugelį reikalų jis gali perduoti kitiems, nebemoka susikoncentruoti į kitas sritis, kad pasinaudotų kitomis galimybėmis.

Straipsnis pilnas įžvalgų, kaip praktiškai įveikti šią (ne)darbingumo maniją. Perrašau keletą iš jų (laisvas vertimas iš anglų k.).

1. Tingėjimas reiškia, kad Jūsų kūnas nori poilsio. Ignoruodamas šį signalą rizikuoji persidirbti. Ilsėkis ir džiaukis tuo!
2. Tingėjimas reiškia, kad Jūs nenorite dirbti taip sunkiai, dėl to dažnai pradedam galvoti, ką daryti, kad dirbti mažiau? Beveik visos technologinės modernizacijos padarytos dėl tingumo.
3. Tingūs žmonės nepradeda karų. Kur kas lengviau būti taikiu ir draugišku.
   

Atrodo paradoksalu, kad "darant mažiau" galėtų padidėti Jūsų našumas. Jūs ne "darote", o "padarote daugiau"! Ir atvirkščiai: "darykite" mažiau, kad "padarytumėte" daugiau.

Štai kaip "darykite mažiau" atrodytų praktikoje.

1. Mažiau pirkite. Mažiau daiktų, - mažiau smulkių rūpesčių ir gaišaties, susijusių su įsigijimu ir priežiūra.
2. Būkite mažiau užsiėmę. Vietoje lakstymo aplik daugybę smulkmenų, stabtelkit. Nusiraminkite, nusišypsokite. Būkite laimingesni.
   
3. Mažiau vadovaukite. Kuo mažiau reguliuosite kitus, tuo sėkmingiau jie patys susigaudys kas turi būti atlikta ir kaip.
4. Mažiau komunikuokite. Nors ryšiai yra ypatingai svarbūs, įsileiskite į savo gyvenimą tylos, tvarkos ir daugiau klausykitės kitų.
5. Mažiau skųskitės ir kritikuokite. Jūsų gyvenimas taps geresniu.
   
6. Mažiau planuokite ir pergyvenkite dėl ateities. Praleiskite daugiau laiko dabartyje. Neįmanoma visko suplanuoti ir suvaldyti. Išmokite šiek tiek "plaukti su tėkme" ir pamatyti naujas galimybes.
   
7. Mažiau vertinkite (neteiskite) ir mažiau tikėkitės. Jei Jūs nieko nesitikite ir "neteisiate", galite susitaikyti su tuo, kas vyksta. Susitaikymas veda į taiką, laimę.

(bus daugiau)

Iš citrinų spauskite limonadą!

Clate Mask, "Infusionsoft" prezidentas, atsiuntė patarimus, kaip... paversti citrinas limonadu. Jis rašo, kad katastrofų išvengti gyvenime nepavyksta, bet visada galima paversti blogas situacijas puikiomis, "parduodančiomis".

1. Juokitės iš savęs ir savo klaidų. (Bloga nuotaika nepataisys reikalų. Vieto to, paieškokite galimybių.)
2. Atkakliai taisykite, ką galite.
3. Pasiūlykite nukentėjusiems daugiau, nei jie tikėtųsi. (Tinkamai pasiūlius, tokie žmonės gali tapti bičiuliais.)
4. Pasistenkite rasti priežastį ir sutvarkyti taip, kad ji nesikartotų.
5. Laisvai publikuokite ir reklamuokite tokį įvykį.

Žmonės paprastai yra atlaidesni, nei atrodo. Jei Jūs pademonstruosite savo silpnybes, aplinkiniai pajus Jūsų sąžiningumą ir nuoširdumą. Kuo labiau stengsitės pasirodyti puikiu ir slėpti savo klaidas, tuo labiau tolsite nuo kitų.

Džiaukitės savo netobulumu ir mokykitės padaryti iš jo privalumus! Linksmų švenčių!

Atšauktas seminaras Rygoje

Apgailestaudami pranešame, kad GTD® metodo autorius - David Allen - atšaukė savo planuotą seminarą Rygoje "GTD Making It All Work" (liet. "GTD: priverčiant visa tai veikti").

Tinklaraščio "Apie GTD" veikla nebus nutraukta, mes ketiname informuoti Jus apie sekančią galimybę susitikti gyvai su pačiu David Allenu arba jo metodu. Artimiausiu metu tinklaraštyje planuojame pateikti šias naujienas:

• Straipsnį apie tai, kaip daryti mažiau, o po to - dar mažiau.
  
• Leo Babauta knygą "Klestėkite su mažiau." (angl. k.)
  
• Patarimus, kaip padaryti save laimingesniu.
• Pasiūlysime pažvelgti į internetą David Allen žvilgsniu.
  
• Straipsnelį apie smegenų tyrimus, kurie paaiškina, kodėl organizacijoms reikalingi pokyčių treneriai.
  

Kviečiame užsiprenumeruoti tinklaraščio pranešimus, komentarus bei atsiųsti savo atsiliepimus, pageidavimus, reikšti nuomones.

GTD vertė (įspūdžiai iš konferencijos)

Pasibaigus GTD konferencijai, Danny Bader aprašo savo įspūdžius. Jis vienoje vietoje sutiko daug GTD metodiką praktikuojančių žmonių, kurie pasipasakojo apie gautą naudą. Štai atsiliepimų sąrašas:

- Aš buvau paaukštintas 8 kartus.
- Aš dabar - daug kūrybingesnis.
- Aš tiesiog kitoks žmogus negu buvau iki GTD. Aš dabar padarau tris kartus daugiau ir labiau, nei anksčiau, mėgaujuosi savo darbu.
- Aš geriau meldžiuosi.
- Iš tikro smagu atgauti ryšį su asmeniniu gyvenimu; kai aš namie, tai - iš tikro namie.
- Mano tiesioginės ataskaitos rodo, kad aš pasikeičiau, esu darbingesnis susirinkimuose.
- Aš turiu daugiau laisvo laiko.
- Aš miegu geriau.
- Aš vėl pradėjau pasiekti rezultatų.
- Man lengva sužiūrėti reikalus ir juos tęsti.
- Aš renku naudą iš to, kad turiu daugiau laiko, geriau koncentruojuosi, ne tik asmeniškai taikydama GTD, bet ir iš to, kad mokau savo komandą GTD principų.

Diskusija apie GTD įrankius

Leo Babauta, vienas populiariausių žiniaraštininkų, pasiteiravo savo skaitytojų mėgstamiausios produktyvumo programinės įrangos. Diskusija pasiekė reto ilgumo (anglų k.).

Aš pats, be Gmail priedų, dažniausiai naudoju Remember-the-milk. Pati šauniausia RTM gudrybė yra ta, kad ją galima iškelti į asmeninį iGoogle tinklalapį. Ten RTM tampa labai patogia priemone. Be to, RTM - vienas iš retų įrankių, kurie išversti į lietuvių kalbą ir juo galima naudotis nemokamai. Beje, papildomas (džn. verslo funkcijas) galima užsiprenumeruoti už juokingai mažą kainą. Rekomenduoju!

Kai kyla prioritetų konfliktas

Kad ir kiek tiksliai planuotume, prioritetų konfliktų išvengti nepavyks. "GTD TIMES" pateikia penkių punktų sąrašą, paaiškinantį kaip elgtis, kai vienu metu reikia atlikti vienodo svarbumo darbus.

1. Supraskite ir susitaikykite su tuo, kad atliktinų reikalų VISADA yra daugiau, negu laiko jiems atlikti.
2. Pamastykite. Ar yra įmanomas būdas keliems reikalams suvarkyti vienu metu? Peržiūrėkite užduočių sąrašą dar kartą. Gal galite deleguoti? Gal kalendoriuje vis tik yra laisvas tarpelis?
   
3. Jei du ar daugiau reikalų turi vienodus prioritetus, susitaikykite, kad dėl laiko trūkumo galima sutvarkyti tik vieną iš jų. Tiesiog judėkite pirmyn, intuityviai pasirinkdami vieną iš jų. Bet kurį.
4. Kad ir kuo užsiimtumėte, nestovėkite be darbo. Geriau griebtis bet kokios kitos užduoties iš sąrašo, negu laukti. Geriau neteisingas sprendimas, negu jokio.
   
5. Galų gale, stenkitės kaip galite, o visa kita palikite Dievui. Neprisiimkite arsakomybės už tai, kas įvyks. Tiesiog stenkitės, kiek galite.
   

Seminaras "GTD® Making It All Work"

Pristatome naujausią seminarą, kurį veda tik pats David Allen asmeniškai, pavadintą "GTD Making It All Work" (liet. "GTD: priverčiant visa tai veikti").

Tai - puiki pamoka, skirta "iš viršaus" peržvelgti visuminį GTD vaizdą. Seminare "Making It All Work" žvelgiama į GTD iš aukštesnio lygmens. Jame yra koncentruota seminaro "GTD Mastering Workflow" (GTD: įsisavinant darbo procesą) versija, skiriant daugiau dėmesio bendrajam auto-vadybos vaizdui įskaitant:

• prioritetų valdymą, žvelgiant iš skirtingų dėmesio lygmenų (horizontų) ,
• esminių produktyvumo principų taikymą,
• pokyčių įtvirtinimą.

"Atraskite, kodėl Davidas buvo pavadintas įtakingiausiu asmeninio produktyvumo mąstytoju pasidžiaukite betarpiška ir energinga prezentacija, sužinokite jo įžvalgas, kodėl mes darome tai, ką darome, ir ką galime padaryti, kad pakeistume tai į gerąją pusę!" - skelbiama Davido Alleno tinklalapyje. Kviečiama įgyti energijos ir įkvėpimo su Davido paprastais patarimais ir idėjomis, kurias galima tučtuojau įgyvendinti savo gyvenime.

Užsiregistravusieji gali gauti GTD Connect, - internetinį našumo palaikymo įrankį - nemokamai.

Pagrindinis tvarkymosi pagal GTD® algoritmas

Reikalams pagal GTD tvarkyti naudojamas griežtas ir tikslus algoritmas. Geriausia jį suvokti nagrinėjant schemą  (žr. žemiau; kadangi neradau lietuviškos, pasiskolinau iš Bruce Eisner's  tinklaraščio).

Diegiant GTD, visus savo darbus ir reikalus reikia kruopščiai inventorizuoti ir kūrybiškai "įsprausti" į šį algoritmą. Visi veiksmai algoritme pagrįsti įžvalgomis ir ilgamete patirtimi.

Perskaičius knygą "GETTING THINGS DONE: The Art of Stress-Free Productivity"

Savo pirmąją knygą "GETTING THINGS DONE: The Art of Stress-Free Productivity" (liet. galima būtų versti "Reikalų sutvarkymo link: neįtempto produktyvumo menas") Davidas Allenas išleido 2001-ųjų sausį. Knyga greitai tapo bestseleriu ir išsilaikė populiariausių knygų sąrašuose kelis metus.  

Nuo 2006-ųjų turime lietuvišką vertimą David Allen, "Produktyvaus darbo paslaptys" (Alma littera UAB, 2006).

Man pasisekė skaityti knygą originalo kalba. Tai buvo senokai, daug kas užsimiršo, bet, laimei, skaitydamas konspektavau, o po to, "karštus" įspūdžius pateikiau prezentacijoje savo draugams iš "Lokada" VSK klubo. Taigi, įspūdžiai tvarkingai išsilaikė "užkonservuoti".  Po kelių kosmetinių pataisų, kukliai apiformintas, bet nuoširdžias mintis, pateikiu viešai. 

Gaisrų gesinimas arba amžinasis “skubu!” prakeikimas

Šeimyninis Dirginčių tinklaraštis publikuoja gražią ir pamokančią Davis Allen citatą:

"Jei ignoruojame antraeilės svarbos darbus ir projektus, tik todėl, kad šiuo metu esame užimti ir susirūpinę skubiais darbais, kuriuos reikia atlikti nedelsiant, sukuriame sau chroniškas krizines situacijas. Tai tampa tarsi užburtas ratas, iš kurio ištrūkti beveik neįmanoma. Kas sukelia “gaisrus” ir krizines situacijas? Tai tie patys ne tokie skubūs reikalai, kuriuos ignoruojame, nes tuo metu mūsų dėmesys sutelktas į kitas krizes… tačiau, jei juos ignoruojame, tie reikalai tampa naujais gaisrais ir krizinėmis situacijomis… ir taip vis ratu. /David Allen, Huffington Post/"

GTD konferencija San Franciske

Š.m. kovo 11-13 d. San Franciske (JAV) vyks GTD konferencija. 

Dienotvarkėje - įvairūs GTD aspektai: GTD darbe, GTD gyvenimo linija, GTD stilius. Be Deivido Aleno apie įvairiausius GTD aspektus pasisakys dar 27 pranešėjai, tarp kurių tokie GTD entuziastai, kaip Ismael Ghalimi, Buzz Bruggeman, Dean Hering bei garsusis Guy Kawasaki.

Net siautėjančios recesijos metu GTD konferencija yra tokia populiari, kad organizatoriai jau laukia mažiausiai 1700 dalyvių, sutinkančių mokėti po 2295 USD.

Kodėl darbų sąrašai neveikia be GTD?

Kaip rašo Jay Perry savo straipsnyje "Why "To Do" Lists Didn't Work Until GTD" (Kodėl darbų sąrašai neveikia be GTD?), įprasti darbų, kuriuos reikia padaryti, sąrašai prastai padeda, jei nenaudojama GTD metodika. Jay išskiria šias, jo žodžiais, pagrindines "genealias" GTD įžvalgas, kurios iš esmės pakeičia darbų vykdymo pobūdį: 

1. Visų sąrašų sudarymas natūraliai registruojant tai, ką reikėtų atlikti. Esmė: sąrašą pildyti neskiriant tam specialiai laiko ar dėmesio, o tuo metu, kai atsiranda poreikis.
2. Artimiausių vykdytinų veiksmų atskyrimas nuo projektų sąrašo. Esmė: iš visos žingsnelių sekos, kurią reikėtų atlikti norint gauti rezultatą, atskiriamas tik pats pirmasis veiksmas.
3. Darbų sąrašų sudarymas pagal kontekstą ("kontekstualizavimas"). Esmė: skaityti atliktinų darbų sąrašus tik tada, kai gali iš karto imtis juos vykdyti.
4. Nusprendimas "ką" ir "kada" daryti. Esmė: kitoks, nei įprasta, sprendimo priėmimo būdas, susidedantis iš keturių kriterijų: konteksto, turimo laiko, turimos energijos ir, gliausiai - prioriteto.

Šių keturių įžvalgų dėka, sutaupomas didelis kiekis psichinės energijos kitiems reikalams.

Darbo pagal GTD® metodiką procesas

Pagal GTD® metodiką darbo procesą sudaro šios penkios fazės:

1. Surinkimas (Collect). Informacija ir užduotys gali būti gaunamos bet kur, ne tik darbo ar vykdymo vietoje. Šios fazės metu tiktai surenkama ir pasižymima visa, kas patraukia dėmesį ar matosi, kad būtų reikalinga atlikti. 
2. Apdorojimas. Išskirstymas (Process). Šios fazės metu, atidžiai peržiūrint visa, kas surinkta, įvertinami ir apibrėžiami veiksmai, kuriuos reikia atlikti, kad reikalai pajudėtų.
3. Organizavimas (Organize). Visi apibrėžti veiksmai išdėstomi "į lentynėles" tokiu būdu, kad juos būtų galima efektyviai atlikti.
4. Peržiūra (Review). Peržiūrimos veiksmų sąrašo atitinkamos "porcijos", kad nedelsiant būtų galima imtis juos atlikti. 
   
5. Vykdymas (Do). Darymas pagal sąrašą veiksmų tada, kai galite juos atlikti su mažiausiomis pastangomis ir didžiausiu efektyvumu.

Visos fazės turi būti vykdomos atskirai viena nuo kitos, organizuotai ir pagal tam tikras taisykles.

Kas yra GTD®? (2 dalis)

Subtilus GTD efektyvumas glūdi sveiko proto supratime, kad, turėdami išsamų, susistemintą ir nuolat prižiūrimą bei peržiūrimą visų savo įsipareigojimų sarašą, Jūs galite ramiai susikaupti, pažiūrėti į savo pasaulį optimaliu kampu ir priimti patikimus sprendimus apie tai, ką daryti (arba nedaryti) bet kuriuo momentu. GTD įkūnija paprastą, pažingsninį ir labai efektyvų metodą šiai atpalaiduotai produktyviai būsenai pasiekti. Ji (GTD) apima: 

• Visko, kas kam skiriate dėmesį, surinkimą
  
• Dalykų, kuriuos reikai atlikti, apibrėžimą ir išskaidymą į rezultatus ir konkrečius artimiausius žingsnelius
• Priminimų ir informacijos sutvakymą racionaliausiu būdu pagal atitinkamas kategorijas,  priklausomai nuo to, kaip ir kada Jūs turite juos gauti
• Tinkamo dažnumo priežiūrą pagal šešias savo įsipareigojimų horizontales (ilgalaikis tikslas, vizija, artimieji tikslai, susitelkimo sritys ir veiksmai)
  

GTD taikymas palengvina perkrovimo jausmą, išugdo pasitikėjimą ir išlaisvina kūrybinės energijos srautą. Ji duoda neprievartinę struktūrą, ypatingai lanksčią galimybę valdyti smulkmenas. Sistema griežtai laikosi produktyvumo principų, palikdama milžinišką laisvę realizavimo būdams. Vienintelis "teisingas" būdas atlikti GTD yra pasiekti, kad prasmingi darbai būtų atlikti su tikrai mažiausiu kiekiu dėmesio ir energijos.

GTD patrauklumas slypi jos paprastume, lankstume ir betarpiškume. Jos galimybėse padrąsinti, nušviesti ir įgalinti yra jos magija. Kas, iš tikrųjų, yra GTD? Daugiau, nei akis gali pamatyti...

Pagal "What is GTD®?"

Ką aprėpia GTD sistema?

GTD yra sudaryta atsižvelgiant į visas sritis, reikalingas solidžiai ir išsamiai sistemai:

1. Mokslinius faktus apie tai, kaip veikia žmogaus nervų sistema
2. Sėkmingo darbo organizavimo ir reikalų tvarkymo principus
3. Praktines įžvalgas apie tai, kaip geriau organizuoti darbus
4. Eksperimentus su tūkstančiais dalyvių, išbandžiusių šią sistemą
5. Įsteigimą organizacijos, kuri nuolat prižiūri, tikrina, diegia ir tobulina sistemą

GTD sistema yra veiksminga ir vertinga tuo, kad apima VISAS išvardintas sritis. David Allen per 20 metų yra padėjęs įsidiegti ją tūkstančiams įvairaus masto vadovų tuo išbandydamas sistemos veiksmingumą sunkiausiomis ir įvairiausiomis sąlygomis.

Be to, kas parašyta aukščiau, manau, kad ypatingą GTD vertę sudaro tai, kad ji iš esmės nepriklauso nuo:

1. Specialių įrankių ar specialios įrangos
2. Programinės įrangos ar kompiuterių
3. Baldų, kabineto ar darbo vietos

Savaime suprantama, kad gera įranga, specializuoti įrankiai ir sutvarkyta darbo vieta padeda dirbti efektyviau (įskaitant ir darbą pagal GTD), visi jie yra reikalingi ir svarbūs, bet GTD sistema veikia ir išlieka vertinga su DAUGYBE teisingai parinktų ir metodiškai taikomų įrankių, neprisirišant prie prekinio vardo, ženklo ar technologijos. GTD sistema gerai veikė prieš 20 metų su popieriniais dokumentais, puikiai veikia su moderniais delniniais kompiuteriais ir, akivaizdu, kad veiks su ateities technologijomis.

Kam naudinga GTD sitema?

GTD sistema naudinga VISIEMS subrendusiems šiuolaikiniams užimtiems žmonėms, nepriklausomai nuo:

• Tautybės ar lyties
• Gyvenamosios vietos
• Išsilavinimo ar specialybės
• Darbo vietos ar srities

GTD sistema (kaip ir šis tinklaraštis) skiriama tiems asmenims, kurie nori, bet nesuspėja padaryti daugiau. Tame skaičiuje:

1. Nespėja atlikti visų savo reikalų
2. Nespėja atlikti visų savo reikalų laiku
3. Turi reikalų daugiau, negu gali atlikti
4. Dirba įtemptomis sąlygomis, pervargsta ar persidirba
5. Norėtų, bet negali perduoti (deleguoti) savo darbų kitiems
6. Nori padaryti daugiau
7. Nori išmokti, kaip galėtų padaryti daugiau
8. Nori ne tik pradėti daugiau, bet ir užbaigti daugiau
9. Siekia tobulėti ir nori pasiekti daugiau
10. Kas nusivylė išbandytomis laiko valdymo sistemomis
11. Kas yra smalsus ir nori sužinoti daugiau

Kas yra GTD®?

Anglų kalboje GTD® išskaidoma į "Getting Things Done®", kas apytiksliai atitiktų lietuvišką "siekiant, kad darbai būtų atlikti" arba "reikalų sutvarkymo link". Šiuo vardu pavadintos Deivido Aleno (David Allen) sukurta sistema ir parašyta knyga darbo ir asmeniniams reikalams tvarkyti.

GTD sistema skirta perkrautam ir persidirbančiam asmeniui pakeisti savo reikalų tvarkymo stilių į išsamią, integruotą, neįtemptą sistemą.

Ši sistema susiklostė per daugiau kaip 20 metų Deividui konsultuojant, asmeniniškai treniruojant ar dalyvaujant organizacijų programose su daugiau kaip 500'000 asmenų visame pasaulyje. GTD įgijo pripažinimą tarp daugybės geriausių ir iškiliausių pasaulio žmonių bei kompanijų kaip "auksinio standarto" asmeninės vadybos bei produktyvumo sistema.

Dedikacija

Aš, kaip ir daugelis iš Jūsų, nespėju padaryti visko, ką norėčiau, susiplanuočiau, pažadėčiau dėl paprastos priežasties: turiu reikalų kelis kartus daugiau, nei sugebu aprėpti. Mano mintys, idėjos, priminimai, užrašai užima visas įmanomas kerteles, yra visose vietose, kur įmanoma užsirašyti: ant lapukų, užrašų knygutėse, mobiliame telefone, kompiuteryje, internete ir t.t. ir pan.

Vis dėlto, lyginant su kitais, man tris kartus pasisekė.

1. Aš nuo pat mokyklos laikų buvau kvalifikuotai mokomas universalių principų, kaip profesionaliai organizuoti ir tvarkyti savo reikalus.
2. Turėjau galimybę naudotis pačiais moderniausiais informacinių technologijų pasiekimais, galinčiais palengvinti reikalų tvarkymą.

Taigi, aš galėjau išbandyti daugybę priemonių. Ką ir dariau su malonumu. Susikūriau griežtus reikalavimus "organaizeriui", dienotvarkei, veiksmams, procesams. Skaičiau naujausius straipsnius, ėjau į specialius kursus, po to bandžiau naudoti tai, ką siūlė kiti. Taigi turėjau galimybę ir eksperimentavau. Deja, deja. Pasirodo, kad be beprotiško šiuolaikinio gyvenimo tempo, neleidžiančio efektyviai susitvarkyti savo reikalus, yra dar keletas kitų esminių problemų, dėl kurių sunku išmokti, KAIP tą daryti:

1. Dauguma lektorių dėsto NE SAVO mintis, todėl painioja savokas bei principus ir nevisada gali atskleisti ESMĘ.
2. Dauguma patarėjų duoda tik fragmentiškus patarimus ir nepateikia SUSISTEMINTO vaizdo.
3. Galingos moderniosios techninės priemonės keičiasi tokia sparta, kad fiziškai sunku suspėti keistis kartu, jas tinkamai įsisavinti ir VERTINGAI panaudoti.
4. Technologijos taipogi pateikia tik galimybių aibę, bet nepateikia PRAKTIŠKOS naudingų veiksmų sistemos.

Laimei, man pasisekė 3-čią kartą: aš sutikau JĄ. Tai buvo - SISTEMA. Sistema, kuri nepriklausė nuo technologijų. Nepriklausė nuo veiklos srities ar patirties, nesigyrė ir nesipiršo. Bet padarė dar vieną esminę įtaką mano požiūriui į reikalų tvarkymą.

Kadangi sugebėjimas tvarkyti reikalus ir organizuoti darbus yra vienas iš svarbiausių sėkmės faktorių, todėl būtent reikalų organizavimo SISTEMAI skiriu visą šį tinklaraštį.