Žymėjimo būdas darbų sąrašams, su kuriuo nereikia nei trinti, nei užbraukti

Labai patogu darbų sąrašams naudoti žymėjimo būdą, kurį naudojant nereikia nieko trinti ar užbraukti viso įrašo. Kiekviena kita žymė padaroma iš to paties minuso ženklelio štai kaip:

Lietuviškai:

   -  dar nepadaryta

   +  atlikta

   <  laukia kito veiksmo

   >  perduota kitam asmeniui (deleguota)

   O   (apibrauktas minusas) perkelta į kitą sąrašą

   *  veiksmas (reikalas) nutrauktas arba atšauktas

Niekas nežino, kas sugalvojo tokį žymėjimo būdą, tačiau GTD tinklaraščių srityje pirmasis buvo pastebėtas Patrick Rhone. Žymėjimas patiko ir GTD vystymo komandai, kuri paskelbė išplėtotą idėjos versiją GTD Times.

Kaip sukurti veiksmingus darbų sąrašus?

Siūlau peržiūrėti reklaminį 7 min. filmuką (anglų kalba) apie dar vieno "efektyvumo guru" Michael Linenberger knygą "Master Your Workday Now!" ("Suvaldyk savo darbo dieną dabar!"), kurios pardavimai "Amazon" knygyne šoktelėjo iki geriausiai parduodamų laiko valdymo knygų šiuo metu.

Michael Linenberger Pasiūlymo ESMĖ trumpai:

1. Jeigu nespėjate padaryti darbų, reiškia Jūsų sąrašai - per ilgi.
2. Moksliniai tyrimai rodo, kad mes esame linkę daryti darbus, kurie turi būti pabaigti tučtuojau.
3. Suskaidykite savo darbų sąrašus į tris dalis dviejuose lapuose:
1. Pirmame lape 2 sąrašai:
1. "Jau kritiniai". Kritiniai šios dienos darbai (kurių neatlikę negalėsite šiandien užmigti).
2. "Greitos galimybės". Darbai, kuriuos reikia pradėti šią ar kitą savaitę (sąrašą reikia peržiūrėti kasdien).
2. Antrame lape - darbai "Už horizonto". Sąrašą reikia patikrinti kas savaitę.
4. Sąraše "Greitos galimybės" laikyti iki 20 įrašų. Jei atsirado daugiau darbų, perkelti mažiau svarbius į antrąjį lapą.

PASTABOS. Michael Linenberger siūlomas darbų sąrašų vedimo būdas:

1. yra pakankamai paprastas, remiasi pagrindinėmis GTD metodikos tezėmis.
2. labai gerai pritaikytas specifinei "Microsoft Outlook" sistemai (kuriai autorius netgi siūlo atskirą mokymų kursą), nors galima vesti ant popieriaus arba teksto programoje.
3. geras pasiūlymas nusistatyti svarbumą pagal darbo pabaigos "spaudimo stiprumą", tačiau, autoriaus siūlomas būdas sumažinti per ilgus sąrašus tiesiog nukeliant darbus dar kitai savaitei - per daug primityvus ir neatrodo profesionaliai.

IŠVADA. Michael Linenberger pasiūlymą skaidyti darbų sąrašus į dar tris verta išbandyti, jį galima lengvai įtraukti į įprastą GTD schemą, tačiau, atrodo, kad tai - tik dar vienas laikinas sprendimas, kuris neturi priemonių suvaldyti svarbius ir labai svarbius ilgesnio pobūdžio bei strateginius reikalus. Labai gera priemonė pradedantiesiems.

Kuo skiriasi darbų sąrašai nuo sekančio veiksmo sąrašo?

David Allen savo tinklaraštyje trumpai apibūdina, kuo skiriasi darbų sąrašai (angl. To Do List) nuo sekančio veiksmo sąrašo (angl. Next Action List).

90+ % mano matytų darbų sąrašų yra neišsamūs ir nekonkretūs. "Sekančio veiksmo" apibrėžimu (jeigu tikrai artėjate prie nedviprasmiško sekančio įžvelgiamo fizinio veiksmo, kurio reikia kažką pajudinti į priekį) Jūs faktiškai užbaigiate apmąstymą, kuriuo netiesiogiai susitarėte su savimi, apie tai, ką Jūs darysite. "Mama" - tai dar neišgrynintas veiksmas, tačiau, jeigu "mama" pakeisite į  projekto siekiamybę "Švęsti mamos gimtadienį", tada sekantis aiškus veiksmas bus "Paskambinti seseriai pasitarti dėl to, ką mes turėtume daryti su mamos gimtadieniu". Kadangi darbas "mama" yra neaiškus, žiūrint į darbų sąrašą jis vis dar sukelia įtampą. "Paskambinti seseriai..." paruošia veiksmui ir teigiamai nuotaikai.

Versta iš How is a Next Action List Different from a To Do List?