Žymėjimo būdas darbų sąrašams, su kuriuo nereikia nei trinti, nei užbraukti

Labai patogu darbų sąrašams naudoti žymėjimo būdą, kurį naudojant nereikia nieko trinti ar užbraukti viso įrašo. Kiekviena kita žymė padaroma iš to paties minuso ženklelio štai kaip:

Lietuviškai:

   -  dar nepadaryta

   +  atlikta

   <  laukia kito veiksmo

   >  perduota kitam asmeniui (deleguota)

   O   (apibrauktas minusas) perkelta į kitą sąrašą

   *  veiksmas (reikalas) nutrauktas arba atšauktas

Niekas nežino, kas sugalvojo tokį žymėjimo būdą, tačiau GTD tinklaraščių srityje pirmasis buvo pastebėtas Patrick Rhone. Žymėjimas patiko ir GTD vystymo komandai, kuri paskelbė išplėtotą idėjos versiją GTD Times.

David Allen demonstruoja GTD® savo darbo vietoje

Pats David Allen savo darbo vietoje demonstruoja, kaip jis taiko savo sistemos GTD principus. Labai retas ir naudingas trumpas video filmas (anglų k.).

Filme matome, kaip David Allen labai greitai visiškai ištuština savo kelionės krepšį, kišenes, tikrindamas, ar nieko nepamiršo. Po to, viską, ką tik buvo galima užregistruoti kelionės metu deda į krepšį (inbox).

7-ios paslėptos GTD pamokos

"The Simple Dollar" - tinklaraštis, rašantis asmeninių finansų tema pagal to paties pavadinimo knygą, teigia atradęs septynias paslėptas GTD pamokas.

1. Geriausias būdas sutvarkyti reikalus - tinkamai jiems pasiruošti.
2. Aktyviai dirbti su sąrašu "kada nors", nes "kada nors" ateina greičiau, nei Jūs manote.
3. Kuo daugiau ištrinate, tuo geriau.
4. "Post-It" lapeliai, kaip užduočių priminimo priemonės - beverčiai.
5. Labiausiai pasiteisino patarimas rinkti idėjas ar atliktinus darbus neužimtomis rankomis.
6. Jei  atrodo, kad kažkas netvarkoje, imkis to tučtuojau.
7. Sistemos mechanika savaime nėra visagalė.

Kokias paslėptas GTD pamokas atradote Jūs?

Turite laiko valdymo problemą?

Klausimas:  Kaip jūs galite atpažinti, kad kas nors turi laiko valdymo problemų?

David Allen atsako: Visų pirma, nėra tokio dalyko, kaip laiko valdymo problema. Niekas negali valdyti laiko. Kai jūs manote, kad jums, gal būt, reikia "geriau valdyti laiką", tai reiškia, kad jūs tiesiog matote, jog nekontroliuojate reikalų taip, kaip norėtumėte, ir / arba nujaučiate, kad neskiriate tinkamo dėmesio tam, kam turėtumėte skirti. Prarasti kontrolę ir dėmesį nėra blogai - tai atsitinka kiekvieną kartą, kai jus apima spontaniškas įkvėpimas kažką daryti už savo įprasto ritmo ar sistemos ribų. Jūsų sugebėjimas atgauti tą kontrolę ir sutelkti dėmesį į visiškai naują lygmenį, integruojant naujus ir kūrybinius indėlius, tai - GTD meistriškumas.

David Allen apie darbų nutraukimus

David Allen semonstruoja triuką, kaip puikiai suveikia GTD surinkimo dėžė (angl. in-basket) tais neretais atvejais, kai darbo proceso eigą tenka kelis kartus nutraukti dėl kito darbo.

Kodėl GTD nerasite prioritetų sistemos?

"Viena iš priežasčių, kodėl GTD sistemoje nerasite ABC/123 tipo prioritetų yra ta, kad daugumos žmonių gyvenimas kinta per daug sparčiai, kad prioritetų sistema galėtų tiksliai atitikti konkretų momentą" - rašo David Allen savo laiške.  

Prioritetai, prioritetai ir prioritetai

"Tai nereiškia, kad prioritetų išgryninimas neturėtų likti svarbiu, bet aš kertu lažybų, kad jūs galite prisiminti momentus, kai jūsų diena 9:00 val. atrodė vienaip, o jaudinantis, iššaukiantis arba erzinantis įvykis ar staigmena 9:05 val. viską sujaukė. Kaip greitai galėtumėte pasikeisti, prisitaikyti, pasižymėti tai, ką darote, kad lengvai  grįžtumėte prie ankstesnio darbo?"

"Jūsų sugebėjimas elegantiškai ir aktyviai susidoroti su staigmenomis yra jūsų asmeninis ir organizacinis konkurencinis pranašumas." - pabaigia David Allen.

"Getting Things Done" esmė paties David Allen žodžiais

David Allen dar kartą atsako į klausimą "Kas yra GTD esmė?".

David Allen: "Ji [GTD] teikia labiausiai susistemintą ir veiksmingą būdą tiek privatiems asmenims, tiek organizacijoms, valdyti bet ką ir visa, kas jiems yra prasminga. Tai pasiekiama objektyviai užfiksuojant, išsiaiškinant ir sisteminant įsipareigojimus visuose pagrindiniuose horizontuose, kuriems skiriamas dėmesys, bei nuosekliai peržiūrint ir dinamiškai atnaujinant visus sąrašus. Pagrindinis [GTD] privalumas yra laisvė - laisvė nuo išsiblaškymo ir streso šaltinių, ir laisvė susikaupti, užsiimti bei kurti teigiamoje giedroje erdvėje. Ji [GTD] judina juos [privačius asmenis ir organizacijas] viltimi pasitikėti savo pasirinktais veiklos būdais."

10 geriausių GTD 10-kų

Internetas tiesiog braška nuo informacijos apie GTD. Dėl įdomumo, šį kartą gtd.marvelz.com tinklaraščio pavyzdžiu pateikiu 10 geriausių GTD dešimtukų (šiek tiek pakeitęs).

1. 10 paprastų patarimų, kaip pradėti GTD.
2. 10 populiariausių GTD tinklaraščių ir svetainių.
3. 10 patarimų, kaip apkarpyti "Artimiausių veiksmų" sąrašą.
4. 10 geriausių patarimų apie GTD.
5. 10 pagrindinių naudų iš GTD.
6. 10 ženklų, rodančių, kad Jūs mokotės GTD.
7. 10 GTD žargonizmų.
8. 10 vertingų patarimų, kaip optimaliau rinkti informaciją.
9. 10 pradinuko įpročių.
10. 10 geriausių "GTD Times" straipsnelių.

Visa informacija anglų kalba.

Malonios smulkmenos

Malonios smulkmenos taip pat padeda organizuoti veiklą. Pagerindami mus supančios aplinkos kokybę, mes mieliau ir ryžtingiau imamės veiksmų.

Patrcik Ng demonstruoja, kaip paprasta patobulinti paprastas sąvaržėles, kad darbų sąrašas atrodytų patraukliai, o pats segtuvas - prabangiai.

Sėkmės smulkiuose atradimuose ir darbuose!

David Allen apie užbaigtus 2009 metus ir 2010 metų planą

Mėgstantiems daugiau formalizaimo ir struktūros David Allen siūlo teminius klausimus, kurie gali padėti peržiūrint 2009 metus ir nusistatant 2010 metų tikslus. Ieškant atsakymų, jis siūlo atsižvelgti į visas šias sritis:

• Fizinė
• Emocinė
• Mentalinė
• Dvasinė
• Finansinė
• Šeimos
• Bendruomeninių paslaugų
• Pramogų, kūrybos, poilsio

UŽBAIGIANT 2009

• Peržvelkite visų užbaigtų projektų sąrašą.
• Koks buvo Jūsų didžiausias laimėjimas (triumfas) 2009 m.?
• Koks vienas žodis geriausiai susumuoja ir apibūdina Jūsų patirtį 2009 m.?
• Kokią didžiausią pamoką išmokote 2009 m.?
• Kokią labiausiai patinkančią paslaugą Jūs suteikėte 2009 m.?
• Koks reikalas paliko didžiausią gabalą neužbaigtu 2009 m.?
• Kuo užbaigtu 2009 m. Jūs esate labiausiai patenkintas?
• Kokie trys žmonės labiausiai įtakojo Jūsų gyvenimą 2009 m.?
• Kokią didžiausią riziką prisiėmėte 2009 m.?
• Kas labiausiai nustebino 2009 m.?
• Kokie svarbūs santykiai labiausiai pagerėjo 2009 m.?
• Kokį norėtumėte gauti 2009 m. komplimentą?
• Ką dar norėtumėte padaryti ar pasakyti, kad užbaigti 2009 m.?

KURIANT 2010-uosiusKokio norėtumėte didžiausio laimėjimo (triumfo) 2010 m.?

• Kokį patarimą norėtumėte duoti sau 2010 m.?
• Kokias svarbiausias pastangas numatėte 2010 m. savo finansiniams rezultatams pagerinti?
• Kuo užbaigtu 2010 m. labiausiai džiaugtumėtės?
• Kuo ypatingiausiu leisite sau pasilepinti 2010 m.?
• Ką labiausiai norėtumėte savyje pakeisti 2010 m.?
• Ką siekiate išmokti užbaigtu 2010 m.?
• Kokią didžiausią riziką manote prisimti 2010 m.?
• Ką rimčiausiai ketinate pakeisti arba pagerinti savo darbe 2010 m.?
• Kokį dar vieną nepakankamai išvystytą savo talentą norėtumėte išvystyti 2010 m.?
• Kas Jums teikia daugiausiai džiaugsmo ir kaip Jūs pasidarysite jo daugiau 2010 m.?
• Kokį žodį pasirinktumėte pavadinti savo 2010 m. tematikai?

Apie blogą įprotį planuoti kiekvieną savo gyvenimo sekundę

Pavadinimą "pasiskolinau" iš labai šaunaus Ričardo Šmaižio straipsnio. Ričardas įžvalgiai ir argumentuotai pasisako prieš smulkmenišką laiko planavimą ir, ... apkaltina GTD. Turiu visiškai sutikti su autoriumi, kad laiko planavimas ir po jo sekanti savęs prievarta griežtai laikytis plano, gali vesti prie dar didesnių problemų, tokių, kaip nepasitenkinimas, nuovargis, mažesnis laimės pojūtis, netgi depresija. Tik, ... kuo čia dėtas GTD metodas?

Skirtingai, nuo dažnokai pasitaikančios klaidingos nuomonės, GTD esmė nėra apie tai, kaip viską susiplanuoti. GTD esmė - "išspausti" iš savęs daugiau, nesukeliant(!) papildomo streso. GTD pateikia daugybę praktiškų įžvalgų, kaip palengvinti ir valdyti tą nemalonią įtampą, kaip paskirstyti savo dėmesį, kad jo užtektų iki dienos pabaigos.

Iš tiesų, pradėjus naudoti bet kokį veiklos planavimą, iškyla naujos problemos, bet ne dėl sistemos, o dėl įgūdžių trūkumo:

1. negebėjimo tinkamai planuoti (atsižvelgti į savo būdą, bioritmus, pan.).
2. negebėjimo tinkamai laikytis plano (atsižvelgti į savo prigimtį, esminius poreikius, pan.).

Apie abu punktus išsmiau

1. Dauguma šiuolaikinių žmonių, kaip taisyklė, griebiasi planuoti pagal laikrodį. Dar blogiau: kai kurie imasi taikyti GTD metodą "informatiškuoju" būdu, t.y. pradeda nuo kokio nors kompiuterinio planavimo įrankio, manydami, kad kažką "protingo" įsidiegė ir, suprantama, patiria skaudžią nesėkmę. Reikalas tas, kad kiekvieno žmogaus galimybės veikti (dirbti, spręsti, komunikuoti, pan.) labai priklauso nuo asmeninės psichologinės ir fizinės būklės, kuri kinta dėl daugybės priežasčių. Laikrodis, kalendorius ar kompiuteris negali to pastebėti, todėl labai svarbu išmokti planuotis pagal realųjį AŠ. GTD metodikoje tuo tikslu numatytos periodinės (savaitinės) peržvalgos. Jos skirtos pasitikrinti, ar sėkmingai planuojame?
2. Mechaniškai laikytis plano, - gana didelis papildomas stresas, todėl bet kokios laiko planavimo sistemos "pasmerktos" nemaloniai veikti vartotoją. GTD metodas nesiūlo ir nereglamentuoja JOKIOS konkrečios planavimo sistemos, tuo labiau informacinių technologijų. GTD metodas pateikia būdus, kaip TRENIRUOTI savo unikalias psichines galias, o ne kaip TAIKYTIS prie kompiuterio. David Allen pabrėžia, kad teisingai dirbant, protas turi būti "skaidrus, kaip vanduo", o šito aklai spoksodamas į kompiuterį - neišmoksi.

Taigi, tiek Ričardas Šmaižys, tiek Jonathan Mead, parašęs straipsnelį "How to live without clock" (Kaip gyventi be laikrodžio) iš esmės puikiai papildo GTD metodą savo asmeninėmis įžvalgomis. Rekomenduoju perskaityti visiems.

11-a GTD savaitinės peržiūros punktų

GTD sistema rekomenduoja reguliariai (pvz. kas savaitę) peržiūrėti savo darbus ir tikslus, pasidaryti tam tikrą "inventorizaciją", kuri padėtų siekti svarbesnių gyvenimo ar veiklos tikslų. Pateikiu The GTD Weekly Review siūlomus 11-a GTD savaitinės peržiūros punktų.


IŠSIVALYMAS

• Surink išsimėčiusius popierius ir dokumentus
• Sutvarkyk "IN" krepšį iki dugno (ištuštink)
• Išmesk viską iš galvos

DABARTIS

• Peržiūrėk atliktinų veiksmų sąrašą
• Peržiūrėk praeitą laikotarpį kalendoriuje
• Peržiūrėk ateinantį laikotarpį kalendoriuje
• Peržiūrėk sąrašą "Laukimo busenoje" (Waiting For)
• Peržiūrėk projektų sąrašus
• Peržiūrėk visas atitinkamas atmintines

KŪRYBA

• Peržiūrėk "Kada nors/Gal būt" (Someday/Maybe)
• Būk kūribingas ir narsus
  

Oficialus GTD puslapis Facebook tinkle

Facebook tinkle įkurtas oficialus GTD puslapis (anglų k.) per porą savaičių surinko 2000 fanų. Siūlau prisijungti: http://www.facebook.com/gettingthingsdone

David Allen apie 90%

Kelios citatos iš "Twitter" (laisvas vertimas mano - RG):

• 90% gyvenimo tvarkomės. Mokykitės. Veikite. Naudokitės tuo.
• ... jei Jūs neskiriate 90% savo gyvenymo tvarkymuisi, tai Jūs nekuriate to, ką galėtumėte sukurti.
• Tvarkytis = atsidurti arčiau to, ką kuriate/gaminate/skiriate laiko. Kas nors iš tikrųjų manote, kad tai užima mažiau, nei 90%? Leiskite patekti man į Jūsų automobilį/darbo vietą/el.paštą/namus/galvą.
• ... GTD yra apie tai, kaip tvarkytis su tuo, kam skiriate savo dėmesį. Jūs teisūs - smalsumas svarbiausia, bet puodą reikia dažnai pamaišyti...

Į internetą David Allen žvilgsniu

Internetas - viena iš svarbių laiko sąnaudų sričių. Kiekvienam iš mūsų svarbu gerai žinoti, kokioms temoms skiriame daugiau dėmesio, kurios temos atitinka mūsų tikslus ir kurios temos "suryja" daugiausiai mūsų laiko.

"Alltop" tinklalapyje galima viešai susipažinti, kokiomis interneto naujienomis asmeniškai domisi pats GTD autorius David Allen.