Žymėjimo būdas darbų sąrašams, su kuriuo nereikia nei trinti, nei užbraukti

Labai patogu darbų sąrašams naudoti žymėjimo būdą, kurį naudojant nereikia nieko trinti ar užbraukti viso įrašo. Kiekviena kita žymė padaroma iš to paties minuso ženklelio štai kaip:

Lietuviškai:

   -  dar nepadaryta

   +  atlikta

   <  laukia kito veiksmo

   >  perduota kitam asmeniui (deleguota)

   O   (apibrauktas minusas) perkelta į kitą sąrašą

   *  veiksmas (reikalas) nutrauktas arba atšauktas

Niekas nežino, kas sugalvojo tokį žymėjimo būdą, tačiau GTD tinklaraščių srityje pirmasis buvo pastebėtas Patrick Rhone. Žymėjimas patiko ir GTD vystymo komandai, kuri paskelbė išplėtotą idėjos versiją GTD Times.

8 citatos: ką sako žmonės apie David Allen ir jo GTD metodiką?

"Spėkite, kas yra patys didžiausi atidėliotojai? Kūrybingiausi, jautrūs ir sumanūs žmonės!" sako pats David Allen

Kartais labai smagu pasiskaitinėti citatas su kitų žmonių nuomonėmis, kad galėtum susidaryti savo nuomonę. Po ilgų atidėliojimų (taip, ir aš save laikau kūrybingu, jautriu ir sumaniu - lygiai taip pat, kaip ir Jūs! :) ) surinkau kelis garsesnius ir įdomesniu pasisakymus į vieną vietą.
Prašom mėgautis!

"Vienas iš įtakingiausių pasaulyje produktyvumo srities mąstytojų" -- Fast Company

"Davido Aleno strategijos patekti į jūsų darbo apkrovos viršūnę yra neįkainojamos." -- Ken Blanchard, "The One Minute Manager" bendraautorius

"Kiekvienas, įžengiantis į verslą turėtų reikalauti David Alleno." -- John Edwin Mroz, EastWest Institute

"David Alleno metodai yra esminiai norint išgyventi šiuolaikinio verslo pasaulyje." -- Patricia Seybold, Customers.com autorė

"Asmeninio produktyvumo guru" -- Fast Company

"David Alleno seminarai atveria akis" -- Stewart Alsop, Fortune

"Pasiūlo pagalbą kuriant naujus protinius įgūdžius, reikalingus daugelio užduočių atlikimo ir perkrovimo amžiuje" -- Sue Shellenbarger, The Wall Street journal

"David Allen - tai skaitmeninio amžiaus Henry Fordas" -- Jeffrey Irby, Bearing Point (buvęs KPMG)

David Alleno garsiausi klientai, naudojantys GTD metodiką: Microsoft, Pharmacia, Oracle, World Bank, Amgen, BMW of America, SONY, L.L. Bean, American Red Cross, New York Life, Deutsche Bank, U.S. Navy, Clorox, kt.

David Allen demonstruoja GTD® savo darbo vietoje

Pats David Allen savo darbo vietoje demonstruoja, kaip jis taiko savo sistemos GTD principus. Labai retas ir naudingas trumpas video filmas (anglų k.).

Filme matome, kaip David Allen labai greitai visiškai ištuština savo kelionės krepšį, kišenes, tikrindamas, ar nieko nepamiršo. Po to, viską, ką tik buvo galima užregistruoti kelionės metu deda į krepšį (inbox).

Patarimas dėl atsarginių akumuliatorių

Kelionėje dažnai prireikia pakeisti akumuliatorius, tačiau neįmanoma atskirti, kurie iš esančių krepšyje yra pakrauti, o kurie - jau išsikrovę.

David Allen pataria vežiotis guminių juostelių žiedelius, kuriais apjuosę atsarginius pakrautus akumuliatorius, nebepamiršite, kurie akumuliatoriai yra paruošti naudoti. Tuos akumuliatorius, kurie neturi guminės juostelės - reikia pakrauti. Ta pati taisyklė tinka visiems atsarginiams akumuliatoriams - telefono, fotoaparato, grotuvo, kompiuterio, t.t.

Ką jūs darote, kad atsimintumėte, kurie akumuliatoriai pakrauti?

Fastleader.com interviu su David Allen

Šiandien naudojame geresnes technologijas, dirbame ir gyvename patogesnėje aplinkoje nei anksčiau. Tai kodėl patiriame vis daugiau streso?

[DA] – Didžiuma streso atsiranda dėl vidinio konflikto, kadangi negalime tinkamai suvaldyti visko, ką esame sau pasižadėję. Dauguma žmonių sau leido prisiimti žymiai daugiau įsipareigojimų nei gali fiziškai aprėpti, todėl atsiranda daug nuolat besikaupiančios vidinės įtampos. Šis teiginys tinka visiems atvejams, kai prisiimame įsipareigojimus, kurių vėliau nesugebame suvaldyti. Skirtumas tas, kad naujos technologijos ir gyvenimo būdas suteikia žymiai daugiau potencialiai svarbios informacijos, kuri mus užklumpa daug greičiau. Todėl vos per dieną gauname daugiau pokyčius skatinančios, projektus kuriančius ir prioritetus keičiančios informacijos nei mūsų tėvai gaudavo per mėnesį. Jei neišmoksime greičiau ir išsamiau suvaldyti, išsiaiškinti, susisteminti ir patikrinti visų šių įsipareigojimų, šviesos tunelio gale taip ir neišvysime.

Bet juk yra žmonių, kuriems nepavyksta įgyvendinti jūsų sistemos. Kokios yra pagrindinės priežastys?

[DA] – Arba jie dar gali kentėti ir todėl neprisiverčia daryti to, kas būtina skausmui sumažinti, arba jie tiesiog neturi pakankamai svarių priežasčių, kodėl turėtų dirbti produktyviau arba efektyviau. Įdomu tai, kad sistema labiausiai domisi produktyviausi žmonės, kadangi GTD visų pirma apsaugo nuo sistemos „buksavimo“. Tik tie žmonės, kurie jau juda į priekį, jaučia tą „balastą“ ir „buksavimą“. Jeigu jaučiatės patogiai, motyvacijos taikyti GTD nepakanka. Tai, kas, jūsų manymu, tiesiog yra „gera mintis“ arba „racionalu“, niekada nebus pakankamai motyvuojantis veiksnys.

Kaip žmogui suprasti, kad jis nebesusitvarko, todėl jam reikia tokių rekomendacijų kaip GTD? Kas dar, be „nuprotėjimo" simptomų, gali tai rodyti, mat kai kurie žmonės į viską reaguoja jau ir taip pernelyg emocingai...

[DA] – Jei tik pajuntate, kad praradote kontrolę arba nematote aiškios perspektyvos, galite pasitelkti GTD. O jeigu žmogus niekada nepraranda kontrolės ir perspektyvos, jis veikiausiai stovi vietoje. Jeigu augate ir tobulėjate, jūsų gyvenime ir darbe neišvengiamai atsiranda naujų ir dažnai netikėtų aspektų. O bet kuris naujas ir galimai svarbus dalykas būtinai sukurs disonansą ir disbalansą, jeigu jis yra bent kiek svarbus. Kasdien ne kartą prarandu kontrolę ir perspektyvą. Todėl ir sukūriau GTD metodą, kuris man padeda suimti viską į rankas, vos tik pajuntu paleidęs vadeles. Jeigu kas nors bandys prisiekti niekada neprarandantis perspektyvos arba kontrolės, toks žmogus arba apsimeta, arba pats to nesuvokia. Nors, galbūt, jis žino geresnį būdą nei GTD. Jeigu taip, norėčiau apie jį žinoti daugiau. Tuomet apie tokį būdą pasakočiau jau kitame savo seminare. Tai ir yra GTD esmė.

Jūsų sistema taip pat žinoma kaip paprasta planavimo ir efektyvaus darbo principų sistema. Tikriausiai nesunku pradėti jos laikytis. Į ką derėtų atkreipti dėmesį norint įtvirtinti šį pokytį?

[DA] – Geriausias būdas nuosekliai taikyti šiuos principus – priprasti apie nieką negalvoti; bent jau apie tai, dėl ko galite griaužtis arba kas blaškytų dėmesį. Kai tik tai taps įpročiu, tiesiog TURĖSITE daryti tai, kas būtina aiškumui įgauti, ar tai būtų susiję su jūsų diena, projektu ar gyvenimu.

Kaip planuoti darbą ir gyvenimą, jeigu nežinai, kiek laiko reikės vienam ar kitam darbui atlikti (tai ypač dažnas reiškinys besivystančiose šalyse kaip mūsų, kai daugelį dalykų tenka daryti pirmą kartą, taip pat kai kuriuose naujųjų laikų šakose, kurios vis dar formuojasi arba nuolat keičiasi)

[DA] – Geriausias būdas susidoroti su naujais dalykais – juos daryti ir mokytis iš patirties. Ideali produktyvi būsena yra tada, kai planuojama kaip įmanoma mažiau, tačiau pakankamai, kad būtų patenkinti būtini poreikiai. Per daug kontroliuodami, kontrolę tik prarasite. Labai naudinga numatyti kuo daugiau lankstumo; būtent todėl GTD metodas yra tokia efektyvus. Jo tikslas – užtikrinti tokį pasitikėjimą sistema, kuris jums suteiktų kuo daugiau laisvės. Bandymai kaip veiklos sistemą pasitelkti savo nuosavas smegenis visada lieka bevaisiai; būtent todėl žmonės metasi į kitą kraštutinumą ir bando sukurti pernelyg sudėtingas sistemas. Pasirinkti tokią sistemą, kuri tikrai padėtų įveikti atsirandančius netikėtumus – štai kur laisvės šaltinis! Be to, visada naudinga numatyti, kad darbams tiesiog prireiks daugiau laiko nei iš pradžių atrodo!

GTD moko, kaip dirbti teisingai. O kaip teisingai daryti neteisingus dalykus? Pavyzdžiui, ką patartumėte viduriniosios grandies vadovui ar specialistui, vykdančiam aukštesnio vadovo nurodymus?

[DA] – Jeigu produktyvumą suprantate aukščiausiu lygmeniu, tai yra tas pats kas ir efektyvumas. Jeigu nevykdote aukštesnio lygmens įsipareigojimų (strategijos, tikslo, vertybių ir pan.), nekreipiate dėmesio į šias „atviras angas“, pro kurias netenkate energijos ir galite prarasti kontrolę. Visų pirma reikia kontroliuoti, po to – planuoti. Iš pradžių visus dalykus, kuriuos reikia „perskaityti“, turite sukrauti į vieną krūvą – pasijausite geriau. Tada turite nuspręsti, ar tikrai turėtumėte juos perskaityti. Tada ir pasijausite žymiai geriau.

Kaip jūsų juodas karatė diržas padėjo kurti GTD koncepciją? O kitos rytietiškos mąstymo sistemos? Pavyzdžiai?

[DA] – Karatė man padėjo suvokti strateginę ir taktinę „laisvumo“ vertę. Kai tamsiame skersgatvyje jus užpuola keturiese, pasąmoningai nenorite, kad jūsų dėmesį blaškytų kiti dalykai. Jūsų darbinėje veikloje gebėjimas dirbti su nauja informacija, staigmenomis ir trukdymais tiesiogiai proporcingas nesusistemintų įsipareigojimų ir informacijos dydžiui. Iš Dzen praktikos suvokiau dar vieną naudingą dalyką – kiekvienas gyvenimo turinio elementas nusipelno tiek pat pagarbos, kiek ir nepagarbos. Rimtai – nežiūrėti į viską per daug rimtai. Įvaldyti formą taip gerai, kad išsilaisvintum nuo formos. Viską, ką patyriau užsiimdamas kovos menais, taip pat patyriau ir darbe taikydamas GTD darbo procesams.

Kokia yra silpnoji GTD vieta? Kokias klaidas darote pats įgyvendinamas GTD ir dirbdamas?

[DA] – Nežinau nė vienos silpnos GTD vietos, kadangi tai yra metodas, o ne sistema. Kas gali būti ne taip su geriausia praktika, padedančia nudirbti darbus mažiausiomis sąnaudomis ir su didžiausia elegancija? Tai vienintelis kriterijus, taikomas visiems mūsų pasiūlymams, metodams ir modeliams. Vienintelė silpnoji vieta – mano noras daryti tai, ko pats mokau! Bet ir vėl – jeigu tik puikiai suvokiate procesą, nieko baisaus, jeigu to nedarysite ... jūs vis tiek tai darote, tik daug aiškiau suvokiate pasekmes.

Yra sukurta daugybė laiko valdymo ir produktyvumo gerinimo koncepcijų. Kuo GTD ypatinga ir pranoksta visas kitas?

[DA] – Visų pirma tuo, kad GTD siūlo pradėti nuo to, kam skiriate, o ne turėtumėte skirti dėmesį, ir jį perkelti ten, kur jis turėtų būti tada, kai geriau suprantate ir galite tai daryti. Kita išskirtinė savybė – vienodai gerbti viską, kam skiriate dėmesį, ir būtinai atsakingai į tai žiūrėti – į visus mažus, didelius, asmeninius ar darbinius dalykus. Kadangi GTD nesiūlo jokios konkrečios įgyvendinimo priemonės, tai yra praktiškai doktrina, siūlanti daryti „viską, kas tikrai veikia“.

Disciplina, pareigos jausmas ir motyvacija – kaip šie veiksniai arba jų nebuvimas daro įtaką taikant GTD?

[DA] – Tai esminiai veiksniai. GTD supaprastina darbą, tačiau jo už jus nepadaro. Turite dirbti tobulindami procesus ir keisdami įpročius, kurie jums trukdo. Pavyzdžiui, nepaskęsti savo mintyse. Daugumai suaugusiųjų tai pagrindinis įprotis, kurį reikia keisti. Dar vienas svarbus įprotis, kurį reikia keisti – tai išmokti priimti sprendimus dėl kito reikalingo veiksmo vos atsiradus poreikiui, o ne kilus krizei. Be abejo, norint pakeisti elgseną, disciplina būtina tik iš pradžių. Po kiek laiko, jeigu tai darysite nuolat, susiformuos įprotis – kaip praustis po dušu ar valytis dantis. Pasieksite tokį etapą, kai tiesiog NEGALĖSITE to nedaryti. Tada viskas bus paprasta.

Kūrybinis darbas. Dagelis darbų šiandien vadinami žinių darbu ir kūrybiniu darbu. Dažnai kūrybingumas vertinamas kaip dalykas, netelpantis į konkrečius rėmus. Kaip GTD tinka žmonėms, dirbantiems kūrybinį darbą, pvz., architektams, reklamos kūrėjams, menininkams ir rašytojams?

[DA] – Jie labai mėgsta GTD. Visų pirma todėl, kad GTD įrėmina dalykus, kurie gali sutrukdyti kūrybiniam procesui, ir apsaugo nuo dėmesio blaškymo. GTD – tai tarsi skiriamoji kelio juosta. Tai struktūra, kuri jūsų nevaržo. Priešingai, ji tarsi išlaisvina ir leidžia nesibaiminti, kad kiti gali į jus įvažiuoti. Taigi, vairuodami galite sau leisti galvoti apie kitus dalykus, o ne baimintis, ar niekas neįvažiuos į jūsų eismo juostą.

Kai kuriems darbams kartais reikia laiko į juos įsigilinti ir apgalvoti, tik po to galima pradėti realius veiksmus, realų darbą. Kaip GTD gali pasitarnauti šiuo atveju?

[DA] – Siūlome tai išsiaiškinti pasitelkiant„įvertinimo etapą“, t.y. nustatyti, ką turite padaryti savo idėjoms generuoti, kaupti ir plėtoti. Surenkite su kuo nors susitikimą, užsirašykite idėjas (kur – kompiuteryje? lentoje?) ir pan. Jeigu nežinote, koks turi būti kitas veiksmas, turite imtis veiksmo, kuris padės jums tai išsiaiškinti.

Terminai. Kaip GTD dera su terminais. Dažnai bandome darbus pasidaryt iš anksto, tačiau dažnai pritrūksta motyvacijos juos užbaigti iki termino, nustatyto labai seniai. Kaip prisiversti laikytis terminų, net jeigu projektą iš tiesų reikia baigti TIK po kelių savaičių.

[DA] – Pasenti. Šito geriausiai išmokstama kaupiant patirtį. Žinoma, GTD taikymas padės išvengti nemažai krizinių dalykų, daromų paskutiniu momentu, dėl kurių žmonės dažniausiai ir tempia iki paskutinės akimirkos. Taigi, kai sumažėja spaudimas dėl paskutiniu momentu daromų darbų, gali būti lengviau rasti motyvacijos kūrybinį darbą atlikti anksčiau, o ne vėliau. Tačiau šį įprotį sunku pakeisti. Tik kai keletą kartų stipriai nudegsite dėl to, kad laukėte iki paskutinės akimirkos, pradėsite priimti brandesnius sprendimus, tokių veiksmų imtis anksčiau, o ne vėliau.

Kaip dėl įpročio užsiimti pašaliniais dalykais. Kaip patartumėte elgtis, kai žmonės daro tai, ką MĖGSTA daryti, vietoje to, ką iš tiesų TURĖTŲ daryti?

[DA] – Jeigu žmogus iš tiesų nori kažko išvengti, jis visuomet ras gerą pasiteisinimą ir darys ką nors kitą. Tačiau, jeigu jūs iš tiesų turėjote drąsos daryti tik tai, kas jums patinka nedvejodami, netrukus užsinorėsite daryti ką nors kitką. Galiausiai arba jums baigsis įkvėpimas arba pasirodys, kad būtent taip ir reikėjo pasielgti, arba pasekmės bus tokios neigiamos, kad nuspręsite keistis, idant ištaisytumėte padėtį. Tad, mano pagrindinė rekomendacija būtų tokia: darykite tai, ką norite daryti. Gyvenkite ir mokykitės. Tačiau taktine prasme, jeigu kruopščiai taikysite GTD, jums intuityviai bus aiškiau, ką turėtumėte daryti. Tačiau riba tarp to, ką darome intuityviai, nes mums atrodo, kad tai reikia padaryti, ir to, ką darome dėl to, kad NENORIME daryti ko nors kitko, gali būti labai neaiški.

GTD iš esmės grindžiami darbų sąrašais. Labai lengva į sąrašą įtraukti tokius dalykus kaip „parengti x projekto rinkodaros planą“ arba „pakeisti biuro vietą“. Ar į sąrašą įtraukti darbai turi būti labai detalūs, kad jie būtų efektyvūs? Ar turite kokį nors specialų klausimą apie darbų sąrašo įrašą, kuris padėtų nuspręsti, ar įrašas yra pakankamai detalus? Pavyzdžiui, koks yra „pakankamai detalus“ darbų sąrašo įrašas?

[DA] – Jeigu jūsų veiksmai nėra apibrėžti iki smulkiausio kito fizinio, matomo veiksmo aspekto (t.y. jūs tiksliai žinote, kur vyksta tas veiksmas – prie kompiuterio, telefono, kompiuterinės įrangos parduotuvėje ir pan.), tai reiškia, kad dar nebaigėte apie juos galvoti, todėl galvoje yra likusi didelė spraga, kuri jus tikriausiai vers atidėlioti darbus arba bent jau neleis judėti į priekį, nors tai ir galėtumėte daryti. Pusė efektyvaus darbo reiškia nustatyti, koks tiksliai yra tas „darbas“. Kita pusė - žinojimas, kaip tai „daroma“ ir kur tai vyksta.

Kai kurie žmonės neužsirašo, ką turi padaryti, kadangi juos baugina ilgi darbų sąrašai. Ką jiems patartumėte?

[DA] – Niekada nesakau žmogui, ką jis turėtų daryti. Tik pateikiu informacijos, kad tam tikra jų asmenybės dalis puikiai suvokia žino, kokie dideli jų įsipareigojimai, tačiau įtampos jie neatsikratys tol, kol tiksliai jų neįvardys (neužsirašys). Sąrašą ir taip turite; tereikia nuspręsti, kur jį laikysite. Darbo su tūkstančiais žmonių patirtis rodo, kad geriausia tą sąrašą laikyti ne galvoje, o matyti prieš akis.

Perkelta iš Fastleader.com svetainės.

Davido Alleno darbo vieta

Turime galimybę pažvelgti į pačią pačiausią GTD sukūrėjo - David Allen - darbo vietą, kaip ji atrodė 2012 m. kovo 23 d. (lygiai prieš metus).

Paimta iš: http://www.gtdtimes.com/2012/03/23/david-allens-workspace-clearly-labeled/

Geriausias būdas pradėti

Ištrauka yra iš interviu, kurį Mike Williams, „David Allen Company“ prezidentas ir generalinis direktorius, davė žurnalui  „Inc“.

***

Kelias į sėkmę prasideda užduodant ir atsakant į vieną paprastą klausimą.

Norėdamas būti produktyvesniu ir tikrai įtraukti kitus žmones, visada pradėkite nuo šio vieno klausimo: kaip atrodytų pasiutusiai sėkmingas šio susitikimo, šio projekto, šio pardavimo skambučio, pan. rezultatas?

Nieko nepradėkite, kol neturėsite atsakymo!

(išversta iš GDT Times)

Kaip sukurti veiksmingus darbų sąrašus?

Siūlau peržiūrėti reklaminį 7 min. filmuką (anglų kalba) apie dar vieno "efektyvumo guru" Michael Linenberger knygą "Master Your Workday Now!" ("Suvaldyk savo darbo dieną dabar!"), kurios pardavimai "Amazon" knygyne šoktelėjo iki geriausiai parduodamų laiko valdymo knygų šiuo metu.

Michael Linenberger Pasiūlymo ESMĖ trumpai:

1. Jeigu nespėjate padaryti darbų, reiškia Jūsų sąrašai - per ilgi.
2. Moksliniai tyrimai rodo, kad mes esame linkę daryti darbus, kurie turi būti pabaigti tučtuojau.
3. Suskaidykite savo darbų sąrašus į tris dalis dviejuose lapuose:
1. Pirmame lape 2 sąrašai:
1. "Jau kritiniai". Kritiniai šios dienos darbai (kurių neatlikę negalėsite šiandien užmigti).
2. "Greitos galimybės". Darbai, kuriuos reikia pradėti šią ar kitą savaitę (sąrašą reikia peržiūrėti kasdien).
2. Antrame lape - darbai "Už horizonto". Sąrašą reikia patikrinti kas savaitę.
4. Sąraše "Greitos galimybės" laikyti iki 20 įrašų. Jei atsirado daugiau darbų, perkelti mažiau svarbius į antrąjį lapą.

PASTABOS. Michael Linenberger siūlomas darbų sąrašų vedimo būdas:

1. yra pakankamai paprastas, remiasi pagrindinėmis GTD metodikos tezėmis.
2. labai gerai pritaikytas specifinei "Microsoft Outlook" sistemai (kuriai autorius netgi siūlo atskirą mokymų kursą), nors galima vesti ant popieriaus arba teksto programoje.
3. geras pasiūlymas nusistatyti svarbumą pagal darbo pabaigos "spaudimo stiprumą", tačiau, autoriaus siūlomas būdas sumažinti per ilgus sąrašus tiesiog nukeliant darbus dar kitai savaitei - per daug primityvus ir neatrodo profesionaliai.

IŠVADA. Michael Linenberger pasiūlymą skaidyti darbų sąrašus į dar tris verta išbandyti, jį galima lengvai įtraukti į įprastą GTD schemą, tačiau, atrodo, kad tai - tik dar vienas laikinas sprendimas, kuris neturi priemonių suvaldyti svarbius ir labai svarbius ilgesnio pobūdžio bei strateginius reikalus. Labai gera priemonė pradedantiesiems.

7-ios paslėptos GTD pamokos

"The Simple Dollar" - tinklaraštis, rašantis asmeninių finansų tema pagal to paties pavadinimo knygą, teigia atradęs septynias paslėptas GTD pamokas.

1. Geriausias būdas sutvarkyti reikalus - tinkamai jiems pasiruošti.
2. Aktyviai dirbti su sąrašu "kada nors", nes "kada nors" ateina greičiau, nei Jūs manote.
3. Kuo daugiau ištrinate, tuo geriau.
4. "Post-It" lapeliai, kaip užduočių priminimo priemonės - beverčiai.
5. Labiausiai pasiteisino patarimas rinkti idėjas ar atliktinus darbus neužimtomis rankomis.
6. Jei  atrodo, kad kažkas netvarkoje, imkis to tučtuojau.
7. Sistemos mechanika savaime nėra visagalė.

Kokias paslėptas GTD pamokas atradote Jūs?

9 patarimai, kaip padaryti save laimingesniu per 30 minučių

Gal dėl finansinės krizės jaučiatės prastai? Gal pervargote dėl savaitgalio darbų? Zenhabits.net pataria, kaip nugalėti niūrią atostogų arba finansų nuotaiką: "Beat the Holiday or Financial Blues: 9 Tips for Making Yourself Happier in the Next 30 Minutes" (Nugalėk niūrią atostogų arba finansų nuotaiką: 9 patarimai, kaip padaryti save laimingesniu per 30 minučių). Perrašau sutrumpintai.

Jūs galite patys padaryti save laimingesniais - čia pat. Per sekančias 30 min. padarykite kuo daugiau sekančių punktų." - pataria Gretchen Rubin iš "The Happiness Project". "Kiekvienas punktas pakels Jūsų nuotaiką, kaip faktas, kad jūs kažką išsprendėte ir pasiekėte konkrečių rezultatų."

1. Suaktyvinkite savo energiją. Atsistokite ir pajudėkite, kai kalbate telefonu arba, dar geriau, išeikite trumpam pasivaikščioti į lauką. Tyrimai rodo, kad sparčiau judant pakyla metabolizmas, judėjimas ir saulės šviesa pagerina koncentraciją, nuotaiką, atmintį. Be to, būdamas energingesniu, "užkrėsite" aplink jus esančius žmones, kurie ims jaustis energingesniais.
2. Sekite savo mintis. Skirkite dešimt minučių, galvodami apie tuos savo gyvenimo dalykus, kurie vyksta gerai, apie tai, ką kiti žmonės daro, kad padėtų Jums, apie visus dalykus, už kuriuos esate dėkingi.
3. Susisiekite su draugais. Susitarkite dėl pietų arba išsiųskite elektroninį laišką draugui, kurio senokai nematėte. Šilti, artimi ryšiai su kitais žmonėmis yra raktas į laimę, todėl skirkite laiko ryšiams palaikyti.
4. Padarykite ką nors, kas atspindi jūsų vertybes. Gal manote, kad organų donorystė yra gerai? Įsmukite į internetą ir pabūkite vienas; tai užtruks mažiau nei minutę. Sunerimę dėl klimato kaitos? Pripilkite vandens butelį iš čiaupo vietoj to, kad pirktumėte keletą butelių per dieną parduotuvėje. Pasijuskite "teisūs".
   
5. Ištraukite save iš neduodančios ramybės užduoties. Atsakykite į sunkų laišką, atlikite pavedimą nuo kurio atsikalbinėjote arba paskambinkite dantistui dėl vizito. Perbridę Rubikoną atgausite daug energijos ir atsipalaiduosite.
6. Sukurkite ramesnę aplinką. Išvalykite šiek tiek fizinės ir mentalinės erdvės aplink save tvarkydami dokumentus, išmesdami šiukšles, išvalydami tuoletą, atsakydami į keletą laiškų arba tiesiog aptvarkydami krūvas. Didelė mažų užduočių šūsnis gali atrodyti neįveikiama, tačiau dažnai tik kelios minutės darbo gali palikti didelę žymę. Įpraskite taikyti "vienos minutės taisyklę" - neatidėlioti jokių užduočių, kurias galima atlikti per vieną minutę. Ir kiekvieną rytą pasiklokite savo lovą!
7. Pradėkite ruoštis pramogai. Užsisakykite trokštamą knygą (tik ne tą, kurią Jūsų manymu privalote perskaityti) arba suplanuokite išvyką į muziejų, turistinį žygį, sporto renginį, sodininkystės parduotuvę, kino teatrą - bet ką, kas atrodo įdomu. Tyrimai rodo, kad reguliarios pramogos stiprina laimės būseną, o pramogos laukimas - svarbi to malonumo dalis. Pabandykite įtraukti draugus ar šeimą; žmonės labiau mėgaujasi bet kokia veikla drauge, nei po vieną.
8. Padarykite gerą darbą. Supažindinkite el. laišku du žmones, kurie galėtų būti naudingi vienas kitam, paskirkite aklą pasimatymą, arba nusiųskite kažkam naudingos informacijos ar džiaugsmingą pagyrimą.  Jauskis gerai, besielgdamas gerai - tai tikrai veikia. Be to, nors mes dažnai manome, kad elgiamės pagal savo jausmus, iš tiesų, mes dažnai jaučiamės pagal tai, ką veikiame. Tuo metu, kai elgiatės draugiškai, sustiprinate savo draugiškumo kitiems žmonėms jausmą. 
9. Elkitės taip, tarytum būtumėte laimingas. Nusišypsokite tuoj pat. Tyrimai rodo, kad netgi dirbtinė šypsena daro teigiamą įtaką Jūsų emocijoms - paaiškėja, kad  nuotaiką  pagerina tiesiog pats laimės išgyvenimas.

Kai kurie žmonės baiminasi, kad noras būti laimingesniu yra savanaudiškas. Priešingai. Tyrimai rodo, kad laimingesni žmonės mieliau bendrauja, yra simpatiškesni, sveikesni ir darbingesni, be to, jie labiau linkę padėti kitiems žmonėms. Taigi, stengdamiesi būti laimingi, Jūs padedate ir kitiems.

Ką dar esate išbandę, kad suteiktumėte sau laimės pliūpsnį?

Kaip valdyti miegojimo laiką?

Nors reikalus tvarkome ir darbus dirbame dieną, negalime ignoruoti dar vieno svarbaus laiko ir efektyvumo veiksnio - miego.
Miegojimo laiko valdymas yra dar viena akivaizdžiai labai svarbi sritis, reikalinga kiekvienam asmeniniu veiklos efektyvumu besidominčiam žmogui, todėl, kol David Allen pats nieko nerašo apie miegojimo laiko valdymą, pasimokykime iš gausaus jo mokinių būrio.

Didelis GTD mėgėjas ir žinovas Steve Pavlina (http://www.stevepavlina.com ), nemažai rašo apie miego efektyvumą, o Laurynas Pečkaitis apibendrino Steve Pavlina mintis lietuviškai straipsnyje "Kaip keltis anksti ryte?". Straipsnyje gausu paprastų ir logiškų įžvalgų, kurios gali padėti valdyti miegojimo laiką. Puikios mintys, rekomenduoju!

Turite laiko valdymo problemą?

Klausimas:  Kaip jūs galite atpažinti, kad kas nors turi laiko valdymo problemų?

David Allen atsako: Visų pirma, nėra tokio dalyko, kaip laiko valdymo problema. Niekas negali valdyti laiko. Kai jūs manote, kad jums, gal būt, reikia "geriau valdyti laiką", tai reiškia, kad jūs tiesiog matote, jog nekontroliuojate reikalų taip, kaip norėtumėte, ir / arba nujaučiate, kad neskiriate tinkamo dėmesio tam, kam turėtumėte skirti. Prarasti kontrolę ir dėmesį nėra blogai - tai atsitinka kiekvieną kartą, kai jus apima spontaniškas įkvėpimas kažką daryti už savo įprasto ritmo ar sistemos ribų. Jūsų sugebėjimas atgauti tą kontrolę ir sutelkti dėmesį į visiškai naują lygmenį, integruojant naujus ir kūrybinius indėlius, tai - GTD meistriškumas.

David Allen apie darbų nutraukimus

David Allen semonstruoja triuką, kaip puikiai suveikia GTD surinkimo dėžė (angl. in-basket) tais neretais atvejais, kai darbo proceso eigą tenka kelis kartus nutraukti dėl kito darbo.

Kodėl GTD nerasite prioritetų sistemos?

"Viena iš priežasčių, kodėl GTD sistemoje nerasite ABC/123 tipo prioritetų yra ta, kad daugumos žmonių gyvenimas kinta per daug sparčiai, kad prioritetų sistema galėtų tiksliai atitikti konkretų momentą" - rašo David Allen savo laiške.  

Prioritetai, prioritetai ir prioritetai

"Tai nereiškia, kad prioritetų išgryninimas neturėtų likti svarbiu, bet aš kertu lažybų, kad jūs galite prisiminti momentus, kai jūsų diena 9:00 val. atrodė vienaip, o jaudinantis, iššaukiantis arba erzinantis įvykis ar staigmena 9:05 val. viską sujaukė. Kaip greitai galėtumėte pasikeisti, prisitaikyti, pasižymėti tai, ką darote, kad lengvai  grįžtumėte prie ankstesnio darbo?"

"Jūsų sugebėjimas elegantiškai ir aktyviai susidoroti su staigmenomis yra jūsų asmeninis ir organizacinis konkurencinis pranašumas." - pabaigia David Allen.

"Getting Things Done" esmė paties David Allen žodžiais

David Allen dar kartą atsako į klausimą "Kas yra GTD esmė?".

David Allen: "Ji [GTD] teikia labiausiai susistemintą ir veiksmingą būdą tiek privatiems asmenims, tiek organizacijoms, valdyti bet ką ir visa, kas jiems yra prasminga. Tai pasiekiama objektyviai užfiksuojant, išsiaiškinant ir sisteminant įsipareigojimus visuose pagrindiniuose horizontuose, kuriems skiriamas dėmesys, bei nuosekliai peržiūrint ir dinamiškai atnaujinant visus sąrašus. Pagrindinis [GTD] privalumas yra laisvė - laisvė nuo išsiblaškymo ir streso šaltinių, ir laisvė susikaupti, užsiimti bei kurti teigiamoje giedroje erdvėje. Ji [GTD] judina juos [privačius asmenis ir organizacijas] viltimi pasitikėti savo pasirinktais veiklos būdais."

Kuo skiriasi darbų sąrašai nuo sekančio veiksmo sąrašo?

David Allen savo tinklaraštyje trumpai apibūdina, kuo skiriasi darbų sąrašai (angl. To Do List) nuo sekančio veiksmo sąrašo (angl. Next Action List).

90+ % mano matytų darbų sąrašų yra neišsamūs ir nekonkretūs. "Sekančio veiksmo" apibrėžimu (jeigu tikrai artėjate prie nedviprasmiško sekančio įžvelgiamo fizinio veiksmo, kurio reikia kažką pajudinti į priekį) Jūs faktiškai užbaigiate apmąstymą, kuriuo netiesiogiai susitarėte su savimi, apie tai, ką Jūs darysite. "Mama" - tai dar neišgrynintas veiksmas, tačiau, jeigu "mama" pakeisite į  projekto siekiamybę "Švęsti mamos gimtadienį", tada sekantis aiškus veiksmas bus "Paskambinti seseriai pasitarti dėl to, ką mes turėtume daryti su mamos gimtadieniu". Kadangi darbas "mama" yra neaiškus, žiūrint į darbų sąrašą jis vis dar sukelia įtampą. "Paskambinti seseriai..." paruošia veiksmui ir teigiamai nuotaikai.

Versta iš How is a Next Action List Different from a To Do List?

GTD specialistų "apskritas stalas" gyvai

Įdomi diskusija (anglų kalba) tarp Russell Bishop, David Allen ir Charlene Li, kurioje jie dalinasi vertingomis įžvalgomis, pavyzdžiais iš gyvenmo ir patarimais, skirtais ženkliai pagerinti asmeninį efektyvumą ir produktyvumą.

Diskusija surengta Russello naujos knygos "Workarounds That Work"  išleidimo proga.

Diskusijos dalyviai aptaria socialinių tinklų problematiką produktyvumui, atsako į gausius klausytojų klausimus.

Diskusijos įrašas (67 min.) yra čia: http://www.audioacrobat.com/play/Wjb4J5kS

Kiek laiko reikia peržiūrėti el.pašto dėžutę?

Davidas Alenas į klausimą "kiek laiko reikia peržiūrėti el.pašto dėžutę?", atsako:

"Žmonėms, kurie gauna 50+ el.laiškų per dieną, tai užima visutiniškai po 30 sek. kiekvienam laiškui (peržvelgti, nuspręsti, ištrinti, pasidėti, staigiai atsakyti arba atidėti į sąrašą ar aplanką “veiksmams”). Tiems, kas gauna 100 el.laiškų per dieną (kas vis dažniau tampa kasdienybe), ši procedūra užima 50 min. tik peržiūrėjimui.
Šiais laikais tipiškas profesionalas privalo tam skirti bent 1 val. kasdien ir dar 1 val. savaitės pabaigoje (savaitinei peržiūrai). Tai ne “būtų gerai, jei aš galėčiau”, tai - besąlyginis reikalavimas norint sąžiningai valdyti savo gyvenimą."

Mokslininkai įrodė, kad "minčių lietus" nesukuria geresnių idėjų

Tradicinė "minčių lietaus" koncepcija remiasi prielaida, kad kiekvieno grupės nario idėja skatins naujas kitų grupės narių idėjas, o daugiau idėjų atves prie geresnių idėjų. Teoriškai.

Moksliniame straipsnyje "Idea Generation and the Quality of the Best Idea" (Minčių lietus ir geriausiosios idėjos kokybė) autoriai teigia pastebėję, kad "minčių lietaus" literatūroje daugiausia dėmesio skiriama idėjų kiekiui, o ne kokybei. Autorių tyrimas atskleidė tos literatūros mažavertiškumą. Pasirodo, kad praktikoje naujai sukurtų idėjų skaičius (t.y. produktyvumas) būna žymiai didesnis, kai individai dirba atskirai, o vidutinė idėjų kokybė nesiskiria tarp dirbusių individualiai ar grupėse. Trumpiau: "minčių lietaus" komandos sugeneruoja mažiau idėjų, negu individai, o darbo kokybė - nesiskiria.

Karan Girotra iš INSEAD ir Christian Terwiesch su Karl T. Ulrich iš Wharton School tyrė keturis "minčių lietaus" aspektus:

1. vidutinę sukurtų idėjų kokybę
2. sukurtų idėjų kiekį
3. sukurtų idėjų kokybės skirtumus
4. grupės gebėjimą išskirti kokybiškas idėjas

Ataskaitoje buvo palyginti tipinis "minčių lietus" su tam tikru hibridinės schemos procesu. Tipiniu atveju kiekviena 4 žm. komanda gavo pusvalandį sukurti idėją ir per 5 min. atrinkti penkioms geriausioms idėjoms bei susitarti dėl pačios geriausios. Hibridinės schemos atveju, individai dirbo atskirai 10 min., reitingavo savo idėjas dar 10 min., o pabaigoje atsitiktinai suformuodavo 4 žm. grupes pasidalinti savo įžvalgomis ir tęsti tradicinį "minčių lietų" dar 20 min. Per paskutines 5 min. turėjo atlikti tą patį, ką ir tipiniu atveju.

Idėjas vertino naujų produktų vertinimo specializacijos MBA studentų komanda, sudaryta iš 41 nario. Jų išvada: "hibridinė" schema sukurdavo 3 kartus daugiau idėjų per tą patį laiką, o vidutinė idėjų kokybė buvo žymiai geresnė.

Išvada: grupinis produktyvumas negali nurungti individualaus, jis tik gali papildyti, paįvairinti ar užbaigti individualias pastangas.

10 geriausių GTD 10-kų

Internetas tiesiog braška nuo informacijos apie GTD. Dėl įdomumo, šį kartą gtd.marvelz.com tinklaraščio pavyzdžiu pateikiu 10 geriausių GTD dešimtukų (šiek tiek pakeitęs).

1. 10 paprastų patarimų, kaip pradėti GTD.
2. 10 populiariausių GTD tinklaraščių ir svetainių.
3. 10 patarimų, kaip apkarpyti "Artimiausių veiksmų" sąrašą.
4. 10 geriausių patarimų apie GTD.
5. 10 pagrindinių naudų iš GTD.
6. 10 ženklų, rodančių, kad Jūs mokotės GTD.
7. 10 GTD žargonizmų.
8. 10 vertingų patarimų, kaip optimaliau rinkti informaciją.
9. 10 pradinuko įpročių.
10. 10 geriausių "GTD Times" straipsnelių.

Visa informacija anglų kalba.