Kodėl GTD nerasite prioritetų sistemos?

"Viena iš priežasčių, kodėl GTD sistemoje nerasite ABC/123 tipo prioritetų yra ta, kad daugumos žmonių gyvenimas kinta per daug sparčiai, kad prioritetų sistema galėtų tiksliai atitikti konkretų momentą" - rašo David Allen savo laiške.  

Prioritetai, prioritetai ir prioritetai

"Tai nereiškia, kad prioritetų išgryninimas neturėtų likti svarbiu, bet aš kertu lažybų, kad jūs galite prisiminti momentus, kai jūsų diena 9:00 val. atrodė vienaip, o jaudinantis, iššaukiantis arba erzinantis įvykis ar staigmena 9:05 val. viską sujaukė. Kaip greitai galėtumėte pasikeisti, prisitaikyti, pasižymėti tai, ką darote, kad lengvai  grįžtumėte prie ankstesnio darbo?"

"Jūsų sugebėjimas elegantiškai ir aktyviai susidoroti su staigmenomis yra jūsų asmeninis ir organizacinis konkurencinis pranašumas." - pabaigia David Allen.

"Getting Things Done" esmė paties David Allen žodžiais

David Allen dar kartą atsako į klausimą "Kas yra GTD esmė?".

David Allen: "Ji [GTD] teikia labiausiai susistemintą ir veiksmingą būdą tiek privatiems asmenims, tiek organizacijoms, valdyti bet ką ir visa, kas jiems yra prasminga. Tai pasiekiama objektyviai užfiksuojant, išsiaiškinant ir sisteminant įsipareigojimus visuose pagrindiniuose horizontuose, kuriems skiriamas dėmesys, bei nuosekliai peržiūrint ir dinamiškai atnaujinant visus sąrašus. Pagrindinis [GTD] privalumas yra laisvė - laisvė nuo išsiblaškymo ir streso šaltinių, ir laisvė susikaupti, užsiimti bei kurti teigiamoje giedroje erdvėje. Ji [GTD] judina juos [privačius asmenis ir organizacijas] viltimi pasitikėti savo pasirinktais veiklos būdais."

Kuo skiriasi darbų sąrašai nuo sekančio veiksmo sąrašo?

David Allen savo tinklaraštyje trumpai apibūdina, kuo skiriasi darbų sąrašai (angl. To Do List) nuo sekančio veiksmo sąrašo (angl. Next Action List).

90+ % mano matytų darbų sąrašų yra neišsamūs ir nekonkretūs. "Sekančio veiksmo" apibrėžimu (jeigu tikrai artėjate prie nedviprasmiško sekančio įžvelgiamo fizinio veiksmo, kurio reikia kažką pajudinti į priekį) Jūs faktiškai užbaigiate apmąstymą, kuriuo netiesiogiai susitarėte su savimi, apie tai, ką Jūs darysite. "Mama" - tai dar neišgrynintas veiksmas, tačiau, jeigu "mama" pakeisite į  projekto siekiamybę "Švęsti mamos gimtadienį", tada sekantis aiškus veiksmas bus "Paskambinti seseriai pasitarti dėl to, ką mes turėtume daryti su mamos gimtadieniu". Kadangi darbas "mama" yra neaiškus, žiūrint į darbų sąrašą jis vis dar sukelia įtampą. "Paskambinti seseriai..." paruošia veiksmui ir teigiamai nuotaikai.

Versta iš How is a Next Action List Different from a To Do List?

GTD specialistų "apskritas stalas" gyvai

Įdomi diskusija (anglų kalba) tarp Russell Bishop, David Allen ir Charlene Li, kurioje jie dalinasi vertingomis įžvalgomis, pavyzdžiais iš gyvenmo ir patarimais, skirtais ženkliai pagerinti asmeninį efektyvumą ir produktyvumą.

Diskusija surengta Russello naujos knygos "Workarounds That Work"  išleidimo proga.

Diskusijos dalyviai aptaria socialinių tinklų problematiką produktyvumui, atsako į gausius klausytojų klausimus.

Diskusijos įrašas (67 min.) yra čia: http://www.audioacrobat.com/play/Wjb4J5kS

Kiek laiko reikia peržiūrėti el.pašto dėžutę?

Davidas Alenas į klausimą "kiek laiko reikia peržiūrėti el.pašto dėžutę?", atsako:

"Žmonėms, kurie gauna 50+ el.laiškų per dieną, tai užima visutiniškai po 30 sek. kiekvienam laiškui (peržvelgti, nuspręsti, ištrinti, pasidėti, staigiai atsakyti arba atidėti į sąrašą ar aplanką “veiksmams”). Tiems, kas gauna 100 el.laiškų per dieną (kas vis dažniau tampa kasdienybe), ši procedūra užima 50 min. tik peržiūrėjimui.
Šiais laikais tipiškas profesionalas privalo tam skirti bent 1 val. kasdien ir dar 1 val. savaitės pabaigoje (savaitinei peržiūrai). Tai ne “būtų gerai, jei aš galėčiau”, tai - besąlyginis reikalavimas norint sąžiningai valdyti savo gyvenimą."

Mokslininkai įrodė, kad "minčių lietus" nesukuria geresnių idėjų

Tradicinė "minčių lietaus" koncepcija remiasi prielaida, kad kiekvieno grupės nario idėja skatins naujas kitų grupės narių idėjas, o daugiau idėjų atves prie geresnių idėjų. Teoriškai.

Moksliniame straipsnyje "Idea Generation and the Quality of the Best Idea" (Minčių lietus ir geriausiosios idėjos kokybė) autoriai teigia pastebėję, kad "minčių lietaus" literatūroje daugiausia dėmesio skiriama idėjų kiekiui, o ne kokybei. Autorių tyrimas atskleidė tos literatūros mažavertiškumą. Pasirodo, kad praktikoje naujai sukurtų idėjų skaičius (t.y. produktyvumas) būna žymiai didesnis, kai individai dirba atskirai, o vidutinė idėjų kokybė nesiskiria tarp dirbusių individualiai ar grupėse. Trumpiau: "minčių lietaus" komandos sugeneruoja mažiau idėjų, negu individai, o darbo kokybė - nesiskiria.

Karan Girotra iš INSEAD ir Christian Terwiesch su Karl T. Ulrich iš Wharton School tyrė keturis "minčių lietaus" aspektus:

1. vidutinę sukurtų idėjų kokybę
2. sukurtų idėjų kiekį
3. sukurtų idėjų kokybės skirtumus
4. grupės gebėjimą išskirti kokybiškas idėjas

Ataskaitoje buvo palyginti tipinis "minčių lietus" su tam tikru hibridinės schemos procesu. Tipiniu atveju kiekviena 4 žm. komanda gavo pusvalandį sukurti idėją ir per 5 min. atrinkti penkioms geriausioms idėjoms bei susitarti dėl pačios geriausios. Hibridinės schemos atveju, individai dirbo atskirai 10 min., reitingavo savo idėjas dar 10 min., o pabaigoje atsitiktinai suformuodavo 4 žm. grupes pasidalinti savo įžvalgomis ir tęsti tradicinį "minčių lietų" dar 20 min. Per paskutines 5 min. turėjo atlikti tą patį, ką ir tipiniu atveju.

Idėjas vertino naujų produktų vertinimo specializacijos MBA studentų komanda, sudaryta iš 41 nario. Jų išvada: "hibridinė" schema sukurdavo 3 kartus daugiau idėjų per tą patį laiką, o vidutinė idėjų kokybė buvo žymiai geresnė.

Išvada: grupinis produktyvumas negali nurungti individualaus, jis tik gali papildyti, paįvairinti ar užbaigti individualias pastangas.

10 geriausių GTD 10-kų

Internetas tiesiog braška nuo informacijos apie GTD. Dėl įdomumo, šį kartą gtd.marvelz.com tinklaraščio pavyzdžiu pateikiu 10 geriausių GTD dešimtukų (šiek tiek pakeitęs).

1. 10 paprastų patarimų, kaip pradėti GTD.
2. 10 populiariausių GTD tinklaraščių ir svetainių.
3. 10 patarimų, kaip apkarpyti "Artimiausių veiksmų" sąrašą.
4. 10 geriausių patarimų apie GTD.
5. 10 pagrindinių naudų iš GTD.
6. 10 ženklų, rodančių, kad Jūs mokotės GTD.
7. 10 GTD žargonizmų.
8. 10 vertingų patarimų, kaip optimaliau rinkti informaciją.
9. 10 pradinuko įpročių.
10. 10 geriausių "GTD Times" straipsnelių.

Visa informacija anglų kalba.