Pagrindinis tvarkymosi pagal GTD® algoritmas

Reikalams pagal GTD tvarkyti naudojamas griežtas ir tikslus algoritmas. Geriausia jį suvokti nagrinėjant schemą  (žr. žemiau; kadangi neradau lietuviškos, pasiskolinau iš Bruce Eisner's  tinklaraščio).

Diegiant GTD, visus savo darbus ir reikalus reikia kruopščiai inventorizuoti ir kūrybiškai "įsprausti" į šį algoritmą. Visi veiksmai algoritme pagrįsti įžvalgomis ir ilgamete patirtimi.

Perskaičius knygą "GETTING THINGS DONE: The Art of Stress-Free Productivity"

Savo pirmąją knygą "GETTING THINGS DONE: The Art of Stress-Free Productivity" (liet. galima būtų versti "Reikalų sutvarkymo link: neįtempto produktyvumo menas") Davidas Allenas išleido 2001-ųjų sausį. Knyga greitai tapo bestseleriu ir išsilaikė populiariausių knygų sąrašuose kelis metus.  

Nuo 2006-ųjų turime lietuvišką vertimą David Allen, "Produktyvaus darbo paslaptys" (Alma littera UAB, 2006).

Man pasisekė skaityti knygą originalo kalba. Tai buvo senokai, daug kas užsimiršo, bet, laimei, skaitydamas konspektavau, o po to, "karštus" įspūdžius pateikiau prezentacijoje savo draugams iš "Lokada" VSK klubo. Taigi, įspūdžiai tvarkingai išsilaikė "užkonservuoti".  Po kelių kosmetinių pataisų, kukliai apiformintas, bet nuoširdžias mintis, pateikiu viešai. 

Gaisrų gesinimas arba amžinasis “skubu!” prakeikimas

Šeimyninis Dirginčių tinklaraštis publikuoja gražią ir pamokančią Davis Allen citatą:

"Jei ignoruojame antraeilės svarbos darbus ir projektus, tik todėl, kad šiuo metu esame užimti ir susirūpinę skubiais darbais, kuriuos reikia atlikti nedelsiant, sukuriame sau chroniškas krizines situacijas. Tai tampa tarsi užburtas ratas, iš kurio ištrūkti beveik neįmanoma. Kas sukelia “gaisrus” ir krizines situacijas? Tai tie patys ne tokie skubūs reikalai, kuriuos ignoruojame, nes tuo metu mūsų dėmesys sutelktas į kitas krizes… tačiau, jei juos ignoruojame, tie reikalai tampa naujais gaisrais ir krizinėmis situacijomis… ir taip vis ratu. /David Allen, Huffington Post/"

GTD konferencija San Franciske

Š.m. kovo 11-13 d. San Franciske (JAV) vyks GTD konferencija. 

Dienotvarkėje - įvairūs GTD aspektai: GTD darbe, GTD gyvenimo linija, GTD stilius. Be Deivido Aleno apie įvairiausius GTD aspektus pasisakys dar 27 pranešėjai, tarp kurių tokie GTD entuziastai, kaip Ismael Ghalimi, Buzz Bruggeman, Dean Hering bei garsusis Guy Kawasaki.

Net siautėjančios recesijos metu GTD konferencija yra tokia populiari, kad organizatoriai jau laukia mažiausiai 1700 dalyvių, sutinkančių mokėti po 2295 USD.

Kodėl darbų sąrašai neveikia be GTD?

Kaip rašo Jay Perry savo straipsnyje "Why "To Do" Lists Didn't Work Until GTD" (Kodėl darbų sąrašai neveikia be GTD?), įprasti darbų, kuriuos reikia padaryti, sąrašai prastai padeda, jei nenaudojama GTD metodika. Jay išskiria šias, jo žodžiais, pagrindines "genealias" GTD įžvalgas, kurios iš esmės pakeičia darbų vykdymo pobūdį: 

1. Visų sąrašų sudarymas natūraliai registruojant tai, ką reikėtų atlikti. Esmė: sąrašą pildyti neskiriant tam specialiai laiko ar dėmesio, o tuo metu, kai atsiranda poreikis.
2. Artimiausių vykdytinų veiksmų atskyrimas nuo projektų sąrašo. Esmė: iš visos žingsnelių sekos, kurią reikėtų atlikti norint gauti rezultatą, atskiriamas tik pats pirmasis veiksmas.
3. Darbų sąrašų sudarymas pagal kontekstą ("kontekstualizavimas"). Esmė: skaityti atliktinų darbų sąrašus tik tada, kai gali iš karto imtis juos vykdyti.
4. Nusprendimas "ką" ir "kada" daryti. Esmė: kitoks, nei įprasta, sprendimo priėmimo būdas, susidedantis iš keturių kriterijų: konteksto, turimo laiko, turimos energijos ir, gliausiai - prioriteto.

Šių keturių įžvalgų dėka, sutaupomas didelis kiekis psichinės energijos kitiems reikalams.

Darbo pagal GTD® metodiką procesas

Pagal GTD® metodiką darbo procesą sudaro šios penkios fazės:

1. Surinkimas (Collect). Informacija ir užduotys gali būti gaunamos bet kur, ne tik darbo ar vykdymo vietoje. Šios fazės metu tiktai surenkama ir pasižymima visa, kas patraukia dėmesį ar matosi, kad būtų reikalinga atlikti. 
2. Apdorojimas. Išskirstymas (Process). Šios fazės metu, atidžiai peržiūrint visa, kas surinkta, įvertinami ir apibrėžiami veiksmai, kuriuos reikia atlikti, kad reikalai pajudėtų.
3. Organizavimas (Organize). Visi apibrėžti veiksmai išdėstomi "į lentynėles" tokiu būdu, kad juos būtų galima efektyviai atlikti.
4. Peržiūra (Review). Peržiūrimos veiksmų sąrašo atitinkamos "porcijos", kad nedelsiant būtų galima imtis juos atlikti. 
   
5. Vykdymas (Do). Darymas pagal sąrašą veiksmų tada, kai galite juos atlikti su mažiausiomis pastangomis ir didžiausiu efektyvumu.

Visos fazės turi būti vykdomos atskirai viena nuo kitos, organizuotai ir pagal tam tikras taisykles.

Kas yra GTD®? (2 dalis)

Subtilus GTD efektyvumas glūdi sveiko proto supratime, kad, turėdami išsamų, susistemintą ir nuolat prižiūrimą bei peržiūrimą visų savo įsipareigojimų sarašą, Jūs galite ramiai susikaupti, pažiūrėti į savo pasaulį optimaliu kampu ir priimti patikimus sprendimus apie tai, ką daryti (arba nedaryti) bet kuriuo momentu. GTD įkūnija paprastą, pažingsninį ir labai efektyvų metodą šiai atpalaiduotai produktyviai būsenai pasiekti. Ji (GTD) apima: 

• Visko, kas kam skiriate dėmesį, surinkimą
  
• Dalykų, kuriuos reikai atlikti, apibrėžimą ir išskaidymą į rezultatus ir konkrečius artimiausius žingsnelius
• Priminimų ir informacijos sutvakymą racionaliausiu būdu pagal atitinkamas kategorijas,  priklausomai nuo to, kaip ir kada Jūs turite juos gauti
• Tinkamo dažnumo priežiūrą pagal šešias savo įsipareigojimų horizontales (ilgalaikis tikslas, vizija, artimieji tikslai, susitelkimo sritys ir veiksmai)
  

GTD taikymas palengvina perkrovimo jausmą, išugdo pasitikėjimą ir išlaisvina kūrybinės energijos srautą. Ji duoda neprievartinę struktūrą, ypatingai lanksčią galimybę valdyti smulkmenas. Sistema griežtai laikosi produktyvumo principų, palikdama milžinišką laisvę realizavimo būdams. Vienintelis "teisingas" būdas atlikti GTD yra pasiekti, kad prasmingi darbai būtų atlikti su tikrai mažiausiu kiekiu dėmesio ir energijos.

GTD patrauklumas slypi jos paprastume, lankstume ir betarpiškume. Jos galimybėse padrąsinti, nušviesti ir įgalinti yra jos magija. Kas, iš tikrųjų, yra GTD? Daugiau, nei akis gali pamatyti...

Pagal "What is GTD®?"