Žymėjimo būdas darbų sąrašams, su kuriuo nereikia nei trinti, nei užbraukti

Labai patogu darbų sąrašams naudoti žymėjimo būdą, kurį naudojant nereikia nieko trinti ar užbraukti viso įrašo. Kiekviena kita žymė padaroma iš to paties minuso ženklelio štai kaip:

Lietuviškai:

   -  dar nepadaryta

   +  atlikta

   <  laukia kito veiksmo

   >  perduota kitam asmeniui (deleguota)

   O   (apibrauktas minusas) perkelta į kitą sąrašą

   *  veiksmas (reikalas) nutrauktas arba atšauktas

Niekas nežino, kas sugalvojo tokį žymėjimo būdą, tačiau GTD tinklaraščių srityje pirmasis buvo pastebėtas Patrick Rhone. Žymėjimas patiko ir GTD vystymo komandai, kuri paskelbė išplėtotą idėjos versiją GTD Times.

8 citatos: ką sako žmonės apie David Allen ir jo GTD metodiką?

"Spėkite, kas yra patys didžiausi atidėliotojai? Kūrybingiausi, jautrūs ir sumanūs žmonės!" sako pats David Allen

Kartais labai smagu pasiskaitinėti citatas su kitų žmonių nuomonėmis, kad galėtum susidaryti savo nuomonę. Po ilgų atidėliojimų (taip, ir aš save laikau kūrybingu, jautriu ir sumaniu - lygiai taip pat, kaip ir Jūs! :) ) surinkau kelis garsesnius ir įdomesniu pasisakymus į vieną vietą.
Prašom mėgautis!

"Vienas iš įtakingiausių pasaulyje produktyvumo srities mąstytojų" -- Fast Company

"Davido Aleno strategijos patekti į jūsų darbo apkrovos viršūnę yra neįkainojamos." -- Ken Blanchard, "The One Minute Manager" bendraautorius

"Kiekvienas, įžengiantis į verslą turėtų reikalauti David Alleno." -- John Edwin Mroz, EastWest Institute

"David Alleno metodai yra esminiai norint išgyventi šiuolaikinio verslo pasaulyje." -- Patricia Seybold, Customers.com autorė

"Asmeninio produktyvumo guru" -- Fast Company

"David Alleno seminarai atveria akis" -- Stewart Alsop, Fortune

"Pasiūlo pagalbą kuriant naujus protinius įgūdžius, reikalingus daugelio užduočių atlikimo ir perkrovimo amžiuje" -- Sue Shellenbarger, The Wall Street journal

"David Allen - tai skaitmeninio amžiaus Henry Fordas" -- Jeffrey Irby, Bearing Point (buvęs KPMG)

David Alleno garsiausi klientai, naudojantys GTD metodiką: Microsoft, Pharmacia, Oracle, World Bank, Amgen, BMW of America, SONY, L.L. Bean, American Red Cross, New York Life, Deutsche Bank, U.S. Navy, Clorox, kt.

David Allen demonstruoja GTD® savo darbo vietoje

Pats David Allen savo darbo vietoje demonstruoja, kaip jis taiko savo sistemos GTD principus. Labai retas ir naudingas trumpas video filmas (anglų k.).

Filme matome, kaip David Allen labai greitai visiškai ištuština savo kelionės krepšį, kišenes, tikrindamas, ar nieko nepamiršo. Po to, viską, ką tik buvo galima užregistruoti kelionės metu deda į krepšį (inbox).

Patarimas dėl atsarginių akumuliatorių

Kelionėje dažnai prireikia pakeisti akumuliatorius, tačiau neįmanoma atskirti, kurie iš esančių krepšyje yra pakrauti, o kurie - jau išsikrovę.

David Allen pataria vežiotis guminių juostelių žiedelius, kuriais apjuosę atsarginius pakrautus akumuliatorius, nebepamiršite, kurie akumuliatoriai yra paruošti naudoti. Tuos akumuliatorius, kurie neturi guminės juostelės - reikia pakrauti. Ta pati taisyklė tinka visiems atsarginiams akumuliatoriams - telefono, fotoaparato, grotuvo, kompiuterio, t.t.

Ką jūs darote, kad atsimintumėte, kurie akumuliatoriai pakrauti?

Fastleader.com interviu su David Allen

Šiandien naudojame geresnes technologijas, dirbame ir gyvename patogesnėje aplinkoje nei anksčiau. Tai kodėl patiriame vis daugiau streso?

[DA] – Didžiuma streso atsiranda dėl vidinio konflikto, kadangi negalime tinkamai suvaldyti visko, ką esame sau pasižadėję. Dauguma žmonių sau leido prisiimti žymiai daugiau įsipareigojimų nei gali fiziškai aprėpti, todėl atsiranda daug nuolat besikaupiančios vidinės įtampos. Šis teiginys tinka visiems atvejams, kai prisiimame įsipareigojimus, kurių vėliau nesugebame suvaldyti. Skirtumas tas, kad naujos technologijos ir gyvenimo būdas suteikia žymiai daugiau potencialiai svarbios informacijos, kuri mus užklumpa daug greičiau. Todėl vos per dieną gauname daugiau pokyčius skatinančios, projektus kuriančius ir prioritetus keičiančios informacijos nei mūsų tėvai gaudavo per mėnesį. Jei neišmoksime greičiau ir išsamiau suvaldyti, išsiaiškinti, susisteminti ir patikrinti visų šių įsipareigojimų, šviesos tunelio gale taip ir neišvysime.

Bet juk yra žmonių, kuriems nepavyksta įgyvendinti jūsų sistemos. Kokios yra pagrindinės priežastys?

[DA] – Arba jie dar gali kentėti ir todėl neprisiverčia daryti to, kas būtina skausmui sumažinti, arba jie tiesiog neturi pakankamai svarių priežasčių, kodėl turėtų dirbti produktyviau arba efektyviau. Įdomu tai, kad sistema labiausiai domisi produktyviausi žmonės, kadangi GTD visų pirma apsaugo nuo sistemos „buksavimo“. Tik tie žmonės, kurie jau juda į priekį, jaučia tą „balastą“ ir „buksavimą“. Jeigu jaučiatės patogiai, motyvacijos taikyti GTD nepakanka. Tai, kas, jūsų manymu, tiesiog yra „gera mintis“ arba „racionalu“, niekada nebus pakankamai motyvuojantis veiksnys.

Kaip žmogui suprasti, kad jis nebesusitvarko, todėl jam reikia tokių rekomendacijų kaip GTD? Kas dar, be „nuprotėjimo" simptomų, gali tai rodyti, mat kai kurie žmonės į viską reaguoja jau ir taip pernelyg emocingai...

[DA] – Jei tik pajuntate, kad praradote kontrolę arba nematote aiškios perspektyvos, galite pasitelkti GTD. O jeigu žmogus niekada nepraranda kontrolės ir perspektyvos, jis veikiausiai stovi vietoje. Jeigu augate ir tobulėjate, jūsų gyvenime ir darbe neišvengiamai atsiranda naujų ir dažnai netikėtų aspektų. O bet kuris naujas ir galimai svarbus dalykas būtinai sukurs disonansą ir disbalansą, jeigu jis yra bent kiek svarbus. Kasdien ne kartą prarandu kontrolę ir perspektyvą. Todėl ir sukūriau GTD metodą, kuris man padeda suimti viską į rankas, vos tik pajuntu paleidęs vadeles. Jeigu kas nors bandys prisiekti niekada neprarandantis perspektyvos arba kontrolės, toks žmogus arba apsimeta, arba pats to nesuvokia. Nors, galbūt, jis žino geresnį būdą nei GTD. Jeigu taip, norėčiau apie jį žinoti daugiau. Tuomet apie tokį būdą pasakočiau jau kitame savo seminare. Tai ir yra GTD esmė.

Jūsų sistema taip pat žinoma kaip paprasta planavimo ir efektyvaus darbo principų sistema. Tikriausiai nesunku pradėti jos laikytis. Į ką derėtų atkreipti dėmesį norint įtvirtinti šį pokytį?

[DA] – Geriausias būdas nuosekliai taikyti šiuos principus – priprasti apie nieką negalvoti; bent jau apie tai, dėl ko galite griaužtis arba kas blaškytų dėmesį. Kai tik tai taps įpročiu, tiesiog TURĖSITE daryti tai, kas būtina aiškumui įgauti, ar tai būtų susiję su jūsų diena, projektu ar gyvenimu.

Kaip planuoti darbą ir gyvenimą, jeigu nežinai, kiek laiko reikės vienam ar kitam darbui atlikti (tai ypač dažnas reiškinys besivystančiose šalyse kaip mūsų, kai daugelį dalykų tenka daryti pirmą kartą, taip pat kai kuriuose naujųjų laikų šakose, kurios vis dar formuojasi arba nuolat keičiasi)

[DA] – Geriausias būdas susidoroti su naujais dalykais – juos daryti ir mokytis iš patirties. Ideali produktyvi būsena yra tada, kai planuojama kaip įmanoma mažiau, tačiau pakankamai, kad būtų patenkinti būtini poreikiai. Per daug kontroliuodami, kontrolę tik prarasite. Labai naudinga numatyti kuo daugiau lankstumo; būtent todėl GTD metodas yra tokia efektyvus. Jo tikslas – užtikrinti tokį pasitikėjimą sistema, kuris jums suteiktų kuo daugiau laisvės. Bandymai kaip veiklos sistemą pasitelkti savo nuosavas smegenis visada lieka bevaisiai; būtent todėl žmonės metasi į kitą kraštutinumą ir bando sukurti pernelyg sudėtingas sistemas. Pasirinkti tokią sistemą, kuri tikrai padėtų įveikti atsirandančius netikėtumus – štai kur laisvės šaltinis! Be to, visada naudinga numatyti, kad darbams tiesiog prireiks daugiau laiko nei iš pradžių atrodo!

GTD moko, kaip dirbti teisingai. O kaip teisingai daryti neteisingus dalykus? Pavyzdžiui, ką patartumėte viduriniosios grandies vadovui ar specialistui, vykdančiam aukštesnio vadovo nurodymus?

[DA] – Jeigu produktyvumą suprantate aukščiausiu lygmeniu, tai yra tas pats kas ir efektyvumas. Jeigu nevykdote aukštesnio lygmens įsipareigojimų (strategijos, tikslo, vertybių ir pan.), nekreipiate dėmesio į šias „atviras angas“, pro kurias netenkate energijos ir galite prarasti kontrolę. Visų pirma reikia kontroliuoti, po to – planuoti. Iš pradžių visus dalykus, kuriuos reikia „perskaityti“, turite sukrauti į vieną krūvą – pasijausite geriau. Tada turite nuspręsti, ar tikrai turėtumėte juos perskaityti. Tada ir pasijausite žymiai geriau.

Kaip jūsų juodas karatė diržas padėjo kurti GTD koncepciją? O kitos rytietiškos mąstymo sistemos? Pavyzdžiai?

[DA] – Karatė man padėjo suvokti strateginę ir taktinę „laisvumo“ vertę. Kai tamsiame skersgatvyje jus užpuola keturiese, pasąmoningai nenorite, kad jūsų dėmesį blaškytų kiti dalykai. Jūsų darbinėje veikloje gebėjimas dirbti su nauja informacija, staigmenomis ir trukdymais tiesiogiai proporcingas nesusistemintų įsipareigojimų ir informacijos dydžiui. Iš Dzen praktikos suvokiau dar vieną naudingą dalyką – kiekvienas gyvenimo turinio elementas nusipelno tiek pat pagarbos, kiek ir nepagarbos. Rimtai – nežiūrėti į viską per daug rimtai. Įvaldyti formą taip gerai, kad išsilaisvintum nuo formos. Viską, ką patyriau užsiimdamas kovos menais, taip pat patyriau ir darbe taikydamas GTD darbo procesams.

Kokia yra silpnoji GTD vieta? Kokias klaidas darote pats įgyvendinamas GTD ir dirbdamas?

[DA] – Nežinau nė vienos silpnos GTD vietos, kadangi tai yra metodas, o ne sistema. Kas gali būti ne taip su geriausia praktika, padedančia nudirbti darbus mažiausiomis sąnaudomis ir su didžiausia elegancija? Tai vienintelis kriterijus, taikomas visiems mūsų pasiūlymams, metodams ir modeliams. Vienintelė silpnoji vieta – mano noras daryti tai, ko pats mokau! Bet ir vėl – jeigu tik puikiai suvokiate procesą, nieko baisaus, jeigu to nedarysite ... jūs vis tiek tai darote, tik daug aiškiau suvokiate pasekmes.

Yra sukurta daugybė laiko valdymo ir produktyvumo gerinimo koncepcijų. Kuo GTD ypatinga ir pranoksta visas kitas?

[DA] – Visų pirma tuo, kad GTD siūlo pradėti nuo to, kam skiriate, o ne turėtumėte skirti dėmesį, ir jį perkelti ten, kur jis turėtų būti tada, kai geriau suprantate ir galite tai daryti. Kita išskirtinė savybė – vienodai gerbti viską, kam skiriate dėmesį, ir būtinai atsakingai į tai žiūrėti – į visus mažus, didelius, asmeninius ar darbinius dalykus. Kadangi GTD nesiūlo jokios konkrečios įgyvendinimo priemonės, tai yra praktiškai doktrina, siūlanti daryti „viską, kas tikrai veikia“.

Disciplina, pareigos jausmas ir motyvacija – kaip šie veiksniai arba jų nebuvimas daro įtaką taikant GTD?

[DA] – Tai esminiai veiksniai. GTD supaprastina darbą, tačiau jo už jus nepadaro. Turite dirbti tobulindami procesus ir keisdami įpročius, kurie jums trukdo. Pavyzdžiui, nepaskęsti savo mintyse. Daugumai suaugusiųjų tai pagrindinis įprotis, kurį reikia keisti. Dar vienas svarbus įprotis, kurį reikia keisti – tai išmokti priimti sprendimus dėl kito reikalingo veiksmo vos atsiradus poreikiui, o ne kilus krizei. Be abejo, norint pakeisti elgseną, disciplina būtina tik iš pradžių. Po kiek laiko, jeigu tai darysite nuolat, susiformuos įprotis – kaip praustis po dušu ar valytis dantis. Pasieksite tokį etapą, kai tiesiog NEGALĖSITE to nedaryti. Tada viskas bus paprasta.

Kūrybinis darbas. Dagelis darbų šiandien vadinami žinių darbu ir kūrybiniu darbu. Dažnai kūrybingumas vertinamas kaip dalykas, netelpantis į konkrečius rėmus. Kaip GTD tinka žmonėms, dirbantiems kūrybinį darbą, pvz., architektams, reklamos kūrėjams, menininkams ir rašytojams?

[DA] – Jie labai mėgsta GTD. Visų pirma todėl, kad GTD įrėmina dalykus, kurie gali sutrukdyti kūrybiniam procesui, ir apsaugo nuo dėmesio blaškymo. GTD – tai tarsi skiriamoji kelio juosta. Tai struktūra, kuri jūsų nevaržo. Priešingai, ji tarsi išlaisvina ir leidžia nesibaiminti, kad kiti gali į jus įvažiuoti. Taigi, vairuodami galite sau leisti galvoti apie kitus dalykus, o ne baimintis, ar niekas neįvažiuos į jūsų eismo juostą.

Kai kuriems darbams kartais reikia laiko į juos įsigilinti ir apgalvoti, tik po to galima pradėti realius veiksmus, realų darbą. Kaip GTD gali pasitarnauti šiuo atveju?

[DA] – Siūlome tai išsiaiškinti pasitelkiant„įvertinimo etapą“, t.y. nustatyti, ką turite padaryti savo idėjoms generuoti, kaupti ir plėtoti. Surenkite su kuo nors susitikimą, užsirašykite idėjas (kur – kompiuteryje? lentoje?) ir pan. Jeigu nežinote, koks turi būti kitas veiksmas, turite imtis veiksmo, kuris padės jums tai išsiaiškinti.

Terminai. Kaip GTD dera su terminais. Dažnai bandome darbus pasidaryt iš anksto, tačiau dažnai pritrūksta motyvacijos juos užbaigti iki termino, nustatyto labai seniai. Kaip prisiversti laikytis terminų, net jeigu projektą iš tiesų reikia baigti TIK po kelių savaičių.

[DA] – Pasenti. Šito geriausiai išmokstama kaupiant patirtį. Žinoma, GTD taikymas padės išvengti nemažai krizinių dalykų, daromų paskutiniu momentu, dėl kurių žmonės dažniausiai ir tempia iki paskutinės akimirkos. Taigi, kai sumažėja spaudimas dėl paskutiniu momentu daromų darbų, gali būti lengviau rasti motyvacijos kūrybinį darbą atlikti anksčiau, o ne vėliau. Tačiau šį įprotį sunku pakeisti. Tik kai keletą kartų stipriai nudegsite dėl to, kad laukėte iki paskutinės akimirkos, pradėsite priimti brandesnius sprendimus, tokių veiksmų imtis anksčiau, o ne vėliau.

Kaip dėl įpročio užsiimti pašaliniais dalykais. Kaip patartumėte elgtis, kai žmonės daro tai, ką MĖGSTA daryti, vietoje to, ką iš tiesų TURĖTŲ daryti?

[DA] – Jeigu žmogus iš tiesų nori kažko išvengti, jis visuomet ras gerą pasiteisinimą ir darys ką nors kitą. Tačiau, jeigu jūs iš tiesų turėjote drąsos daryti tik tai, kas jums patinka nedvejodami, netrukus užsinorėsite daryti ką nors kitką. Galiausiai arba jums baigsis įkvėpimas arba pasirodys, kad būtent taip ir reikėjo pasielgti, arba pasekmės bus tokios neigiamos, kad nuspręsite keistis, idant ištaisytumėte padėtį. Tad, mano pagrindinė rekomendacija būtų tokia: darykite tai, ką norite daryti. Gyvenkite ir mokykitės. Tačiau taktine prasme, jeigu kruopščiai taikysite GTD, jums intuityviai bus aiškiau, ką turėtumėte daryti. Tačiau riba tarp to, ką darome intuityviai, nes mums atrodo, kad tai reikia padaryti, ir to, ką darome dėl to, kad NENORIME daryti ko nors kitko, gali būti labai neaiški.

GTD iš esmės grindžiami darbų sąrašais. Labai lengva į sąrašą įtraukti tokius dalykus kaip „parengti x projekto rinkodaros planą“ arba „pakeisti biuro vietą“. Ar į sąrašą įtraukti darbai turi būti labai detalūs, kad jie būtų efektyvūs? Ar turite kokį nors specialų klausimą apie darbų sąrašo įrašą, kuris padėtų nuspręsti, ar įrašas yra pakankamai detalus? Pavyzdžiui, koks yra „pakankamai detalus“ darbų sąrašo įrašas?

[DA] – Jeigu jūsų veiksmai nėra apibrėžti iki smulkiausio kito fizinio, matomo veiksmo aspekto (t.y. jūs tiksliai žinote, kur vyksta tas veiksmas – prie kompiuterio, telefono, kompiuterinės įrangos parduotuvėje ir pan.), tai reiškia, kad dar nebaigėte apie juos galvoti, todėl galvoje yra likusi didelė spraga, kuri jus tikriausiai vers atidėlioti darbus arba bent jau neleis judėti į priekį, nors tai ir galėtumėte daryti. Pusė efektyvaus darbo reiškia nustatyti, koks tiksliai yra tas „darbas“. Kita pusė - žinojimas, kaip tai „daroma“ ir kur tai vyksta.

Kai kurie žmonės neužsirašo, ką turi padaryti, kadangi juos baugina ilgi darbų sąrašai. Ką jiems patartumėte?

[DA] – Niekada nesakau žmogui, ką jis turėtų daryti. Tik pateikiu informacijos, kad tam tikra jų asmenybės dalis puikiai suvokia žino, kokie dideli jų įsipareigojimai, tačiau įtampos jie neatsikratys tol, kol tiksliai jų neįvardys (neužsirašys). Sąrašą ir taip turite; tereikia nuspręsti, kur jį laikysite. Darbo su tūkstančiais žmonių patirtis rodo, kad geriausia tą sąrašą laikyti ne galvoje, o matyti prieš akis.

Perkelta iš Fastleader.com svetainės.

Davido Alleno darbo vieta

Turime galimybę pažvelgti į pačią pačiausią GTD sukūrėjo - David Allen - darbo vietą, kaip ji atrodė 2012 m. kovo 23 d. (lygiai prieš metus).

Paimta iš: http://www.gtdtimes.com/2012/03/23/david-allens-workspace-clearly-labeled/

Geriausias būdas pradėti

Ištrauka yra iš interviu, kurį Mike Williams, „David Allen Company“ prezidentas ir generalinis direktorius, davė žurnalui  „Inc“.

***

Kelias į sėkmę prasideda užduodant ir atsakant į vieną paprastą klausimą.

Norėdamas būti produktyvesniu ir tikrai įtraukti kitus žmones, visada pradėkite nuo šio vieno klausimo: kaip atrodytų pasiutusiai sėkmingas šio susitikimo, šio projekto, šio pardavimo skambučio, pan. rezultatas?

Nieko nepradėkite, kol neturėsite atsakymo!

(išversta iš GDT Times)